FURAG (Reporte de la vigencia 2024)
Medición del desempeño institucional
GESTIÓN DOCUMENTAL
Frente al diagnóstico integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos, la entidad:
- Elaboró y/o actualizó el diagnóstico integral de la gestión documental y administración de archivos durante la vigencia evaluada y cuenta con las evidencias:
- No cuenta con el diagnóstico integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, implementó el Sistema de Gestión Electronica de Documentos AZ digital, para la gestion de conunicaciones oficiales y creacion y administracion de documentos y expedientes electrónicos, conforme a lo establecido en el mapa de ruta establecida en las recomendaciones del diagnóstico de documentos y expedientes elcetrónicos.
Evidencia:
Como soporte se adjunta circular 011 de 2024 en la cual se imparten instrucciones a funcionarios y contratistas para la transición al nuevo sistema de gestion documental AZ digital. Evidencia GDO200
El diagnóstico integral de la Gestión Documental y Administración de Archivos, ha servido para:
Debe incluir todos los elementos: aspectos archivísticos, de administración, conservación, infraestructura y
- Formular o actualizar la política institucional de gestión documental
- Formular o actualizar el Plan Institucional de Archivos – PINAR
- Formular o actualizar el Programa de Gestión Documental -PGD
- Formular o actualizar los planes del Sistema Integrado de
- Conservación Documental – SIC
- La mejora de procesos y procedimientos de la gestión documental de la entidad
- La identificación, medición y control de los riesgos asociados a la gestión documental
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental para la construcción de los Instrumentos archivísticos indispensables dentro del proceso como la Política de Gestión Documental.
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental para la construcción de los Instrumentos archivísticos indispensables como el Plan Institucional de Archivos PINAR.
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental para la construcción de los Instrumentos archivísticos indispensables como el Programa de Gestión Documental.
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental para la construcción de los Instrumentos archivísticos indispensables como el Sistema Integrado de Conservación.
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental para determinar el estado de la gestión documental y los procedimientos que se requieren establecer para la normalización de actividades técnicas y operativas tanto a nivel institucional como a nivel de proceso.
- Minciencias cuenta con el diagnóstico Integral de Archivos. El cual ha sido herramienta fundamental que permite conocer el estado de la gestión documental, y permite determinar la creación y/o actualización de procesos, procedimientos, indicadores, riesgos e inclusive planes y proyectos que permitan la optimización del proceso.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta la política de gestión documental A204M05.
- Como soporte se adjunta el Plan Institucional de Archivos PINAR A204M04.
- Como soporte se adjunta el Programa de Gestión Documental A204M01.
- Como soporte se adjunta el Manual del Sistema Integrado de Conservación A204M03.
- Como soporte se adjuntan los procedimientos actualizados durante la vigencia 2024:
Gestión y trámite de las comunicaciones oficiales A204PR03
Control de registros de información y administración de archivos A204PR01
Préstamo y consulta de documentos y expedientes de Archivo A204PR02
Caracterización Gestión Documental A204CA1. - Como soporte se adjunta correo electrónico en la cual se remite la matriz de riesgos actualizada durante la vigencia 2024 para el proceso de gestión documental.
Frente al proceso de planeación de la función archivística, la entidad:
- Se encuentra elaborando o ya cuenta con el instrumento Plan Institucional de Archivos – PINAR.
- Ejecutó, durante la vigencia evaluada, las acciones definidas en el PINAR, y se cuenta con las evidencias.
- Realizó seguimiento y control al PINAR con indicadores o herramientas de medición, o a través de las actividades de seguimiento de la oficina de control interno, y se cuenta con las evidencias.
- Tomó decisiones desde la alta dirección e instancias competentes (Comité de archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño) a partir de los resultados del seguimiento y control al PINAR y se adelantaron acciones de mejora continua que garantizaron el cumplimiento de los planes y proyectos del PINAR y cuenta con las evidencias.
- No cuenta con Plan Institucional de Archivos – PINAR.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con el Plan Institucional de Archivos 2023-2026 en el cual describe los proyectos a desarrollar en materia de gestión documental y administración de archivos .
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció el Plan integrado al plan de acción PINAR, mediante el cual desarrollo las actividades planificadas y reporto el avance obtenido trimestralmente.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento al PINAR por medio de la medición del indicador VV-23 implementación de los planes integrados al plan de acción – Plan Institucional de Archivos, con una periodicidad trimestral a través del Sistema de Información GINA.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional, el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, los resultados alcanzados, las desviaciones presentadas y medidas a tomar, con el fin de establecer acciones que garantizaran el cumplimiento de los planes y proyectos del PINAR.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta el Plan Institucional de Archivos PINAR A204M04.
- Como soporte se adjunta el reporte consolidado de los cuatro trimestres del plan de acción integrado PINAR 2024, en el cual se evidencian las actividades realizadas en cada línea de trabajo establecida.
Como soporte se adjunta el reporte consolidado de los cuatro trimestres del plan de acción integrado PINAR 2024, con el porcentaje obtenido en cada uno de los trimestres.
Se adjuntan pantallazos de los indicadores y actas del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional donde se presentan los seguimientos.
¿Durante la vigencia evaluada, se garantizó la implementación del Programa de Gestión Documental -PGD?
- La entidad se encuentra elaborando o cuenta con el PGD.
- Si, a través de la aprobación, publicación y ejecución del PGD o los programas específicos. Especificar qué programas específicos del PGD ejecutó.
- Sí, a través del seguimiento y control al PGD, con indicadores o herramientas de medición, o a través de las actividades de seguimiento de la oficina de control interno, y se cuenta con las evidencias.
- Si, a través de las decisiones adoptadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Comité de Archivo, y se adelantaron acciones de mejora continua que garantizaron los recursos necesarios para su implementación, y cuenta con evidencias.
- No se cuenta con el Programa de Gestión Documental -PGD.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, contó con el Programa de Gestión Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, implementó el Programa de Gestión Documental, a través del desarrollo de varias actividades en cada uno de los procesos.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento al PINAR por medio de la medición del indicador IG-01 Porcentaje de cumplimiento del Programa de Gestión Documental, con una periodicidad trimestral a través del Sistema de Información GINA.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional, el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, que se encuentra articulado con el indicador de implementación del Programa de gestión documental con los resultados alcanzados, las desviaciones presentadas y medidas a tomar, con el fin de establecer acciones que garantizaran el cumplimiento del indicador.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta el Programa de Gestión Documental A204M01.
- Como soporte se adjunta consolidado de cuatro (4)informes trimestrales en los que se describen las actividades desarrolladas a lo largo de la vigencia 2024, por cada uno de los procesos.
- Como soporte se adjunta el consolidado del reporte del indicador implementación del programa de gestión documental vigencia 2024.
- Como soporte se adjuntan las presentaciones realizadas trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional en la vigencia 2024
Respecto de la Política de Gestión Documental la entidad:
- La formuló de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
- La aprobó, socializó, publicó y divulgó al interior de la entidad y cuenta con las evidencias.
- Realizó seguimiento y control con indicadores o herramientas de medición, o a través de las actividades de seguimiento de la oficina de control interno, y se cuenta con las evidencias.
- Tomó decisiones desde la alta dirección e instancias competentes (Comité de archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño) a partir de los resultados del seguimiento y control y se adelantaron acciones de mejora continua que garantizaron el cumplimiento de la política y cuenta con las evidencias.
- No cuenta con Política de Gestión Documental.
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con la política de Gestión documental A204M05, conforme a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
- Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con la política de Gestión Documental A204M05 aprobada por el comité Institucional de Gestión y Desempeño y disponible en la página web del Ministerio
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento a través del indicador IG-01 Porcentaje de cumplimiento del Programa de Gestión Documental, en el cual se registraron las actividades desarrolladas en materia de gestión documental, con una periodicidad trimestral a través del Sistema de Información GINA.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional, el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, que se encuentra articulado con el indicador de implementación con la política de gestión documental, en el que se refleja los resultados alcanzados, las desviaciones presentadas y medidas a tomar, con el fin de garantizar el cumplimiento de la política..
Evidencia:
- Como soporte se adjunta la política de gestión documental A204M05.
- Como soporte se adjunta el consolidado del reporte del indicador implementación del programa de gestión documental ig-01, el cual registra las actividades que se desarrollan en articulación con la implementación de la política de gestión documental vigencia 2024.
- Como soporte se adjuntan las presentaciones realizadas trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional en la vigencia 2024.
Dentro de la planeación estratégica, la entidad ejecutó presupuesto, de funcionamiento o inversión, durante la vigencia evaluada para: (Especifique el monto en pesos)
- Elaboración o actualización del Plan Institucional de Archivos – PINAR.
- Elaboración o actualización del Programa de Gestión Documental PGD.
- Elaboración o actualización de los planes del Sistema Integrado de Conservación – SIC.
- Elaboración o actualización del Banco Terminológico.
- Elaboración o actualización del Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos de Archivo.
- Elaboración o actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD.
- Elaboración o actualización del Cuadro de Clasificación Documental – CCD.
- Elaboración o actualización del mapa de control de procesos y flujos documentales.
- Elaboración o actualización de las Tablas de Control de Acceso.
- Elaboración de los Inventarios Documentales.
- Capacitación del talento humano en los procesos de la gestión documental.
- Elaboración o actualización del diagnóstico integral de gestión documental y administración de archivos.
- Infraestructura física, mobiliario e insumos para la administración de los archivos.
- Infraestructura tecnológica para archivos, repositorios digitales confiables.
- Contratación personal para gestión documental.
- Servicios de mensajería.
- Servicios de custodia.
- No ejecutó presupuesto para ninguna de las anteriores.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, establecido dentro de su presupuesto, el valor de $ 55.500.000, en la contratación de un profesional que dentro de sus obligaciones la formulación, seguimiento y reporte del Plan de acción PINAR de la vigencia.
- Minciencias para la vigencia 2024, establecido dentro de su presupuesto, el valor de $ 51.858.000, en la contratación de personal encargado de la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto ya que contaba con el Banco Terminológico.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto ya que contaba con el Modelo de requiistos de Documentos Electrónicos.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto, el valor de $ 69.218.000, en la contratación de personal encargado de la actualización de las Tablas de Retención Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto, el valor de $ 69.218.000, en la contratación de personal encargado de la actualización de las Tablas de Retención Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto para esta actividad.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto para esta actividad, dado que ya contaba con las Tablas de Control de Acceso
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto, el valor de $ 69.218.000, en la contratación de personal encargado de la actualización de las Tablas de Retención Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto un valor de $ 74.421.127 a través de la orden de compra 126375 de 2024 con Analitica documental cuyo objeto fue contratar los servicios especializados para el despliegue de Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA AZ digital.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto para esta actividad.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto un valor de $ 8.374.982 para la adquisición de cajas y carpetas para archivo.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro del presupuesto un valor de $100.000.000, bajo el concepto Repositorios Digitales Confiables.
- Minciencias para la vigencia 2024, estableció dentro de su presupuesto un valor de $ 783.249.044 para la contratación del equipo de Gestión documental para la vigencia.
- Minciencias para la vigencia 2024, no destinó presupuesto para esta actividad, dado que tena presupuesto disponible de la vigencia anterior.
- Minciencias para la vigencia 2024, destinó presupuesto por valor de $ 149.856.925 para los servicios de bodegaje, custodia, almacenamiento y atención de consultas durante la vigencia.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta el correo electrónico en el cual se relaciona el personal asociado a gestión documental, quienes dentro de sus obligaciones tenian a cargo la elaboración Y7O actualización y/o implementación de los instrumentos archivísticos del Ministerio.
- Como soporte se adjunta la orden de compra 126375 suscrita entre Minciencias y Analítica.
- Como soporte se adjunta la oferta comercial remitida por Infotic, contratista del servicio de bodega, custodia y almacenamiento de los archivos institucionales.
- Como soporte se adjunta el plan anual de adquisiciones donde se evidencia la inscripción del proceso Repositorios Digitales Confiables.
- Como soporte se adjunta el correo electrónico en el cual se relaciona el personal asociado a gestión documental para la vigencia 2024
- Como soporte se adjunta el registro presupuestal del contrato de bodegaje, custodia y almacenamiento suscrito con Infotic para la vigencia 2024.
¿La entidad ha vinculado personal de planta en la gestión documental conforme a las competencias específicas contempladas en la Resolución 629 de 2018 de Función Pública?
- Sí, se ha vinculado personal de planta con las competencias en Archivos y Gestión Documental
- No tiene personal de planta conforme a las competencias definidas en la resolución. Explique las razones.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, vínculo una servidora Pública que cumple las competencias específicas relacionadas en la resolución 629 de 2018.
Evidencia:
Como soporte se adjunta, ficha del empleo de acuerdo al manual de funciones.
Conforme al Plan Institucional de Capacitación, los temas impartidos en materia de gestión documental han servido para:
- Implementar al interior de la entidad las buenas prácticas en la aplicación de los procesos de la gestión documental.
- Garantizar la conformación de los expedientes y la organización de los archivos en todas las áreas de la entidad.
- Fomentar una mayor conciencia sobre la importancia de la gestión documental en la cultura organizacional. Registre el número de personas capacitadas en temas de gestión documental durante la vigencia.
- Obtener retroalimentación sobre la efectividad de los temas impartidos en gestión documental.
- No se han incluido temas de gestión documental en el Plan de Capacitación Institucional.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024 implemento recursos de formación para las comunidad del Ministerio, socializado a traves de memorando de buenas practicas y elaborando recursos pedagogícos (paso a paso) que apoyaran los procesos de capacitación.
- Minciencias para la vigencia 2024, impartio dentro de las capacitaciones la temática de organización y administración de expedientes AZ digital, a raíz del cambio de sistema Orfeo al SGDEA. Adicionalmente implemento acompañamientos a las dependencias para la organización de los expedientes electrónicos.
- Minciencias para la vigencia 2024 impartió un total de 8 capacitaciones con un total de 316 asistentes.
- Minciencias cumple con lo señalado en la pregunta GDO209 sobre los resultados de la Capacitación en materia de gestión documental, porque a partir de las observaciones de los usuarios, el proveedor del SDDEA hizo ajustes en el aplicativo durante el período de estabilización del aplicativo.
- En la vigencia 2024 Minciencias implementó el SGDEA para mejorar el desempeño institucional con el uso de herramientas de TI, Inteligencia artificial y estándares archivísticos. A partir de la experiencia del equipo interdisciplinario que lideró el proyecto se documentaron las buenas prácticas y las lecciones aprendidas en las cuales se explican los resultados alcanzados y su impacto sobre las políticas de gestión del conocimiento, gobierno digital, seguridad digital, servicio al ciudadano, fortalecimiento institucional y simplificación de procesos, racionalización de trámites, participación ciudadana e integridad” Como evidencia se adjunta la buena práctica en la implementación del SGDEA 2024.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta una muestra de recursos formativos diseñados dentro del ejericio de las buenas prácticas en materia de gestión documental.
- Como soporte se adjuntan los listados de asistencia a las capacitaciones de conformación y administración de archivos y los listados de los 83 seguimientos efectuados a las dependencias para la organización de sus archivos de gestión durante la vigencia 2024.
- Como soporte se adjuntan los listados de capacitación en temas de gestión documental desarrollados durante la vigencia 2024.
- Como soporte se adjunta una muestra de correos electróniicos relacionadas con las mejoras que se solicitaron desde la OTSI y gestión documental para el sistema AZ digital.
¿Respecto a las condiciones de trabajo del personal de gestión documental y en articulación con el Plan Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo, se garantiza la implementación de acciones para mitigar riesgos laborales?
- Si, se garantiza la implementación de acciones para mitigar riesgos laborales asociados a la gestión documental. Hacer una descripción de los riesgos laborales que se han mitigado:
- No, no se garantiza la implementación de acciones para mitigar riesgos
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, artículo el plan de trabajo en seguridad y salud en el trabajo implica la gestión global del sistema para articuladamente prevenir, mitigar o eliminar la materialización de riesgos (evidenciados mediante accidentes y/o enfermedades laborales).
Evidencia:
Como soporte se adjunta el Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el trabajo implementado en el 2024.
Con respecto a las Tablas de Retención Documental – TRD, la entidad:
- Analizó si cuenta con series y subseries documentales relativas a derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, en el proceso de valoración
- Identificó en las TRD los documentos audiovisuales (video, audio, fotográficos) en cualquier soporte y medio (analógico, electrónico) que hacen parte de las series y subseries documentales
- Identificó en las TRD los tipos documentales en formatos electrónicos, conforme a los flujos y procedimientos para la producción documental de la entidad
- Las tiene actualizadas, aprobadas y convalidadas conforme a la estructura orgánica vigente de la entidad
- Las implementó para efectuar las transferencias documentales primarias
- Las implementó para efectuar las transferencias documentales secundarias
- Las implementó para efectuar el proceso de eliminación documental, conforme al procedimiento establecido en la normatividad vigente
- Cuenta con las TRD, pero no se aplican
- No tiene TRD. Explique la razón.
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental, identificando las series y subseries documentales relativas a Derechos Humanos, memoria Histórica, y conflicto armado.
- Minciencias para la vigencia 2024, identificó las series y subseries documentales de cada una de las dependencias y sus soportes respectivos.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó la actualización de las Tablas de Retención Documental, conforme a la estructura establecida en el Decreto 1449 de 2022.
- Minciencias para la vigencia 2024,implementó las Tablas de Retención Documental, mediante la implementación del cronograma de transferencias documentales primarias de la vigencia.
- Minciencias para la vigencia 2024, no efectuó transferencias documentales secundarias, dado que no se han cumplido los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, no efectuó eliminación documental, dado que no se han cumplido los tiempos de retención establecidos en las Tablas de Retención Documental.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta la memoria descriptiva en la cual se identifica las series y subseries relativas a Derechos Humanos, memoria Histórica, y conflicto armado.
- Como soporte se adjuntan las Tablas de Retención Documental, en las cuales se evidencia para cada uno de los tipos documentales , su respectivo soporte.
- Como soporte se adjunta el acta de la sesión No.30 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional celebrada el 02 de diciembre de 2024, en la cual se somete aprobación las Tablas de Retención Documental.
- Como soporte se adjunta el cronograma de transferencias documentales primarias vigencia 2024.
La totalidad de las dependencias de la entidad tienen inventariada la documentación de sus archivos de gestión en el Formato Único de Inventario Documental – FUID:
- En menos del 30% de la documentación.
- Entre el 30% y 59% de la documentación
- Entre el 60% y 89% de la documentación
- El 90% o más de la documentación
- No tiene inventario de la documentación. Explique las razones.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con el inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) de los archivos de gestión del Ministerio.
Evidencia:
Como soporte se adjuntan los inventarios documentales de las dependencias del Ministerio para la vigencia 2024.
La entidad tiene inventariada la totalidad de la documentación de su archivo central en el Formato Único de Inventario Documental – FUID:
- En menos del 30%
- Entre el 30% y 59%
- Entre el 60% y 89%
- El 90% o más
- No tiene inventario de la documentación. Explique las razones.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con el inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) de toda la documentación física y electrónica del Ministerio.
Evidencia:
Como soporte se adjuntan los pantallazos de los inventarios del archivo central en el cual se custodian los archivos que administra el Ministerio.
Para la transferencia documental secundaria, ¿elaboró la base de datos con la descripción documental basada en la ISAD-G?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- No se efectuó ningún proceso de descripción conforme a la ISAD-G
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, realizó la transferencia documental secundaria al Archivo General de la Nación de 16 cajas X-200 correspondientes al Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas” Periodo I, para lo cual se cumplio con el requisito de descripción documental basada en la norma ISAD -G
Evidencia:
Como soporte se adjunta el acta de transferencia secundaria suscrita el 29 de abril de 2024, entre el Archivo General de la Nación y Minciencias de 16 cajas X-200 correspondientes al Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas” Periodo I
¿Qué acciones realizó la entidad para organizar el Fondo Documental Acumulado -FDA durante la vigencia evaluada?
- Identificó y priorizó acciones de intervención, a partir del diagnóstico
- Ejecutó las actividades previstas en el Plan de Trabajo Archivístico Integral
- Valoró los documentos a partir de la elaboración y aprobación de las Tablas de Valoración Documental
- Se encuentran en proceso de convalidación de las Tablas de Valoración Documental
- Implementó las Tablas de Valoración Documental una vez convalidadas, para efectuar las transferencias documentales secundarias.
- Implementó las Tablas de Valoración Documental una vez convalidadas, para efectuar el proceso de eliminación documental
- Realizó el proceso de eliminación documental sin tener en cuenta los instrumentos archivísticos y criterios técnicos
- Ninguna, no se destinaron recursos para la intervención del fondo acumulado
- No tiene Fondos Documentales Acumulados -FDA
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, ya cuenta con las Tablas de Valoración Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación en las vigencias 2021 y 2022.
- Minciencias para la vigencia 2024, ya cuenta con las Tablas de Valoración Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación en las vigencias 2021 y 2022, el plan de trabajo archivístico se trabajo en vigencias anteriores al proceso de convalidación.
- Minciencias para la vigencia 2024, ya cuenta con las Tablas de Valoración Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación en las vigencias 2021 y 2022.
- Minciencias para la vigencia 2024, ya cuenta con las Tablas de Valoración Documental convalidadas por el Archivo General de la Nación en las vigencias 2021 y 2022.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó la transferencia documental secundaria al Archivo General de la Nación de 16 cajas X-200 correspondientes al Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas” Periodo I, para lo cual se cumplio con el requisito de descripción documental basada en la norma ISAD -G.
- Minciencias para la vigencia 2024, contaba con un proceso de eliminación documental en el marco de la implementación de las Tablas de Valoración Documental.
Evidencia:
Como soporte se adjunta los certificados de convalidación emitidos por el Archivo General de la Nación de las Tablas de Valoración Documental.
¿Durante la vigencia evaluada, se garantizó la implementación del Plan de Conservación Documental, como parte integral del Sistema Integrado de Conservación – SIC?:
- Si, a través de la ejecución de las actividades en desarrollo de los Programas de conservación preventiva.
- Si, a través del seguimiento de autoevaluación y autocontrol de la entidad o las actividades de seguimiento de la oficina de control interno, y se cuenta con las evidencias:
- Si, se adoptaron decisiones a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Comité de Archivo, que permitieron la implementación de los Programas de conservación preventiva, y se cuenta con las evidencias:
- Si, a través del seguimiento y control de los riesgos asociados a la conservación de los documentos y archivos, en el Programa de Prevención de Emergencias y Atención de Desastres, y cuenta con las evidencias:
- No, no se cuenta con el Plan de Conservación Documental
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, desarrollo actividades para cada uno de los programas de conservación preventiva.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento SIC por medio de la medición del indicador IG-01 Porcentaje de cumplimiento del Programa de Gestión Documental, con una periodicidad trimestral a través del Sistema de Información GINA. Adicionalmente se realizó auditoria interna al proceso de gestión documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, entre el cual se encuentra asociada la linea de trabajo para la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
- En el mapa de Gestión de riesgos 2024 se identificó el riesgo Posibilidad de afectación reputacional por la indebida Conformación y administración de los archivos institucionales debido a falta de actualización e implementación de los instrumentos archivísticos. Adicionalmente cuenta con el instructivo para la Prevención y atención de emergencias para archivos. código A204M03I03 que contempla acciones para la mitigación de riesgos asociados a la conservación documental.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta el informe de implementación del plan de conservación documental por trimestre en el cual se evidencian las acciones realizadas.
- Como soporte se adjunta el consolidado del reporte del indicador implementación del programa de gestión documental vigencia 2024. También se adjunta el informe de la auditoria interna.
- Como soporte se adjuntan las presentaciones realizadas trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional en la vigencia 2024.
- Como soporte se adjunta la matriz de identificación del riesgo, el instructivo y el informe de seguimiento al Sistema de conservación y sus programas.
Frente a la conservación documental de los soportes físicos, la entidad durante la vigencia evaluada:
- Realizó capacitación y sensibilización en referencia a la conservación documental (Cronograma)
- Realizó mantenimiento a los sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas (reparación locativa, limpieza)
- Realizó saneamiento ambiental de áreas de archivo (fumigación, desinfección, desratización, desinsectación)
- Realizó monitoreo y control (con equipos de medición) de las condiciones ambientales
- Realizó almacenamiento y re-almacenamiento en unidades adecuadas (cajas, carpetas, estantería)
- Realizó actividades de prevención de emergencias y atención de desastres en archivos
- Detectó que los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por fenómenos naturales
- Detectó que los documentos presentan situación de riesgo ocasionada por otras razones. Especifique cuáles.
- No realizó actividades de conservación documental de los soportes físicos. Explique las razones.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia del 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, para la comunidad del Ministerio socializó a través de la difusión de un video la importancia del Sistema Integrado de Conservación.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó mantenimiento (limpieza) a los sistemas de almacenamiento y en los depósitos destinados para el almacenamiento de documentos.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó actividades de saneamiento ambiental en áreas y depósitos destinados para almacenamiento de archivos.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó actividades de monitoreo y control de condiciones ambientales, en los espacios destinados para el almacenamiento de documentos.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó de almacenamiento y realmacenamiento de la documentación custodiada en el archivo central.
- Minciencias para la vigencia 2024, desarrollo actividades concernientes a prevención de emergencias y atención de desastres en Archivos.
Evidencia:
- Como soporte se dispone el video diseñado frente a la temática del Sistema Integrado de Conservación para el Ministerio.
- Como soporte se adjunta los informes trimestrales respecto a la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
- Como soporte se adjunta el informe final de la vigencia 2024 respecto a la ejecución del programa de Saneamiento ambiental.
- Como soporte se adjunta el informe final de la vigencia 2024 respecto a la ejecución del programa de monitoreo y control de condiciones ambientales.
- Como soporte se adjunta el informe de la actividad de almacenamiento y realmacenamiento de cajas X-300 ubicadas en la bodega del archivo central por parte del proveedor de servicios de custodia, bodegaje y almacenamiento de los archivos del Ministerio.
- Como soporte se adjunta los informes trimestrales respecto a la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
Frente a la gestión de documentos electrónicos y conformación de expedientes electrónicos:
- Identificó los documentos electrónicos que hacen parte del flujo documental en desarrollo de los procesos, procedimientos, trámites y servicios
- Definió esquemas de validación y metadatos, para los documentos electrónicos en los procesos, procedimientos, trámites o servicios automatizados
- Identificó los metadatos para la preservación digital a largo plazo de los documentos de archivo
- Conformó los expedientes electrónicos, con base en los principios y procesos de la gestión documental, y los instrumentos archivísticos (CCD-TRD)
- Elaboró el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
- Ninguno de los anteriores.
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia del 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, identificó los documentos electrónicos mediante la actualización de las Tablas de Retención Documental.
- Minciencias para la vigencia 2024, establecio esquemas de validacion y metadatos para los documentos eletronicos a través deñ sis tema AZ digital.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó la identificación de los metadatos de preservacion digital, para las Tablas de Retención Documental del Ministerio.
- Minciencias para la vigencia 2024, conformo expedientes electrónicos en el sistema AZ digital, conforme a las Tablas de Retención Documental y cuadros de clasificación Documental parametrizados en el sistema.
- Minciencias para la vigencia 2024, contó con el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos A204M06.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta la identificación de las documentos electrónicos que se realizó a través de las Tablas de Retención Documental.
- Como soporte se adjunta la Guía del esquema de metadatos para la gestión de documento electrónico A204PR01G03, adopatado por el Ministerio a través del Sistema de Gestión Electrónica de Documentos SGDEA.
- Como soporte se adjunta la matriz de identificacion de metadatos par las Tablas de Retención Documental del Ministerio.
- Como evidencia se adjunta el reporte de expedientes electrónicos creados en el sistema AZ digital.
- Como evidencia se adjunta el Manual el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos A204M06.
Con relación al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), la entidad:
- Parametrizó el SGDEA a partir del Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
- Se encuentra en proceso de implementación de un SGDEA de acuerdo con el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos
- Se utilizan repositorios digitales confiables, para el almacenamiento y la preservación a largo plazo de los documentos y expedientes electrónicos
- Generó o tramitó documentos electrónicos, pero carece de un Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de archivo – SGDEA
- La entidad no generó o tramitó documentos electrónicos
Descriptor de la respuesta:
- Minciencias para la vigencia 2024, ya contaba con la parametrización del SGDEA conforme al modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
- Minciencias para la vigencia 2024, inicio la implementación de AZ digital, como un SGDEA, conforme al Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.
Evidencia:
- Como evidencia se adjunta el modelo de requisitos para la gestion de documentos electrónicos conforme a las necesidades del Ministerio.
- Como evidencia se adjunta la circular No 011 respecto a la salida a producción del Sistema AZ digital al interior del Ministerio.
Con relación al proceso de digitalización de documentos de archivo, la entidad:
- No se efectúan procesos de digitalización
- Ejecutó actividades de digitalización sin tener en cuenta lo dispuesto en los instrumentos archivísticos
- Contó con procedimientos básicos como alistamiento, escaneo y control de calidad, documentados para el desarrollo de actividades de digitalización
- Registró en el Programa de Reprografía del Programa de Gestión Documental, los procesos de digitalización conforme a la disposición final de los documentos
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, registró en el programa de reprografía A204M10 los procesos de digitalización conforme a la implementación de las Tablas de Valoración Documental.
Evidencia:
Como soporte se adjunta el acta de transferencia secundaria suscrita el 29 de abril de 2024, entre el Archivo General de la Nación y Minciencias dado que la digitalización se efectuó en el marco de la transferencia documental secundaria.
¿La entidad realizó acciones para articular la gestión documental con la gestión ambiental?
- Sí, y cuenta con las evidencias.
- No
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, contó con el Manual de gestión ambiental A203M01 en el cual se establecen estrategias la prevención, reducción y mitigación de los impacto ambientales, derivados de la operación de la Entidad.
Frente a la documentación de carácter histórico, la entidad:
- Generó acciones para la identificación de documentos de carácter histórico.
- Cuenta con documentos en la fase de archivo histórico
- Generó acciones para la conservación y preservación de los documentos de carácter histórico.
- Generó acciones para conformar el archivo histórico o efectuar la transferencia documental secundaria.
- Ninguna de las anteriores
- No aplica porque no cuenta con documentación de carácter histórico
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con archivos históricos que datan de 1968 y cuentan con las Tablas de valoración documental aprobadas y convalidadas por el Archivo General de la Nación y se encuentran en proceso de implementación.
- Minciencias para la vigencia 2024, cuenta con archivos históricos que datan de 1968 y cuentan con las Tablas de valoración documental aprobadas y convalidadas por el Archivo General de la Nación y se encuentran en proceso de implementación.
- Minciencias para la vigencia 2024, desarrolló actividades de organización, digitalización y de los archivos del FONDO COLOMBIANO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS Y PROYECTOS ESPECIALES FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS periodo II.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó la transferencia documental secundaria al Archivo General de la Nación de 16 cajas X-200 correspondientes al Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas” Periodo I.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta los certificados de convalidación de las Tablas de Valoración Documental de Colciencias.
- Como soporte se adjunta los informes trimestrales de Implementación de Tablas de Valoración Documental de la vigencia 2024.
- Como soporte se adjunta el acta de transferencia secundaria suscrita el 29 de abril de 2024, entre el Archivo General de la Nación y Minciencias de 16 cajas X-200 correspondientes al Fondo Colombiano de Investigaciones Científicas y Proyectos Especiales “Francisco José de Caldas” Periodo I
¿Cuántas personas de planta ha incorporado conforme a las competencias específicas contempladas en la Resolución 629 de 2018 de Función Pública?
- Especificar cuántos profesionales:
- Especificar cuántos tecnólogos:
- Especificar cuantos técnicos.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, incorporó 1 (una) persona con formación técnica.
Evidencia:
Como soporte se adjunta, ficha del empleo de acuerdo al manual de funciones.
El inventario documental ha servido para:
- Garantizar el control y acceso de los expedientes y se tiene documentado el procedimiento
- La entrega y recibo de los archivos y se tiene documentado el procedimiento
- Efectuar las transferencias documentales y se tiene documentado el procedimiento.
- Identificar las unidades documentales objeto de eliminación conforme a las TRD o TVD.
- Ninguna de las anteriores. Explique las razones
Descriptor de la respuesta:
En la vigencia 2024:
- Minciencias para la vigencia 2024, contó con el procedimiento de Préstamo y consulta de documentos y expedientes de archivo A204PR02 con el cual garantiza el control y acceso a los archivos institucionales.
- Minciencias para la vigencia 2024, contó con el procedimiento A203PR01 Control de registros de información y administración de archivos, el cual incluye un capítulo de las actividades requeridas para efectuar las ransferencias documentales primarias.
- Minciencias para la vigencia 2024, contó con inventario documental de los expedientes fisicos y electrónicos de las dependencias.
Evidencia:
- Como soporte se adjunta el procedimiento A204PR02 Préstamo y consulta de documentos y expedientes de archivo.
- Como soporte se adjunta el procedimiento A204PR01 Control de registros de información y administracion de archivos en su capítulo III Inventario Documental y capítulo IV transferencia documental (página 17 -20).
- Como soporte se adjuntan los inventarios documentales vigencia 2024 de los expedientes físicos y electrónicos de las dependencias del Ministerio.
La entidad implementó la hoja de control para la descripción de los tipos documentales, desde la fase de gestión?
- Sí.
- No.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, efectuó actividades de organización entre las cuales se elaboró la hoja de control en los archivos de gestión.
Evidencia:
Como soporte se adjunta una muestra de hojas de control de expedientes físicos conformados y/o actualizados de la vigencia 2024.
¿Durante la vigencia evaluada, se garantizó la implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, como parte integral del Sistema Integrado de Conservación – SIC?:
- Si, a través de la ejecución de las estrategias de preservación, en desarrollo del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
- Si, a través del seguimiento de autoevaluación y autocontrol de la entidad o las actividades de seguimiento de la oficina de control interno, y se cuenta las evidencias:
- Si, se adoptaron decisiones a través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño o Comité de Archivo, que permitieron la implementación del Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, y se cuenta con las evidencias:
- Si, a través del seguimiento y control de los riegos asociados a la preservación digital a largo plazo de los documentos, identificados en el diagnóstico, y cuenta con las evidencias:
- No, no se cuenta con el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. Explique las razones.
Descriptor de la respuesta:
- Minciencias para la vigencia 2024, desarrollo actividades conforme a las estrategias decididas en el plan de preservación Digital a largo plazo.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento SIC por medio de la medición del indicador IG-01 Porcentaje de cumplimiento del Programa de Gestión Documental, con una periodicidad trimestral a través del Sistema de Información GINA.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, entre el cual se encuentra asociada la linea de trabajo para la implementación del Sistema Integrado de Conservación.
- Minciencias para la vigencia 2024, realizó seguimiento a la gestión del riesgo de manera trimestral.
Evidencia:
- Como soporte se adjuntan los informes trimestrales de la implementación del Plan de preservación Digital a largo plazo desarrollada durante el 2024.
- Como soporte se adjunta el consolidado del reporte del indicador implementación del programa de gestión documental vigencia 2024.
- Como soporte se adjuntan las presentaciones realizadas trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional en la vigencia 2024.
- Se aporta como evidencia los informes trimestrales con el seguimiento a la gestión del riesgo
¿Durante la vigencia evaluada, la entidad generó documentos electrónicos en formatos de preservación digital a largo plazo, independientemente del sistema que utilice?
- No, no se usan formatos electrónicos para la preservación digital a largo plazo de los documentos de archivo
- Si, los documentos electrónicos de archivo tienen en cuenta los formatos de preservación digital a largo plazo
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, los documentos de archivo producidos al interior de la Entidad se realizan a través del sistema AZ digital en formato PDF.
Evidencia:
Como soporte se adjunta una muestra de los documentos generados por el sistema AZ digital.
Desde el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad o Comité de Archivo, ¿se adoptaron decisiones para garantizar la articulación de la Política de Archivos y Gestión Documental, con la Política de Seguridad Digital?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- No, no se encuentra articulada la política de archivos y gestión documental con la política de Seguridad Digital.
Descriptor de la respuesta:
Minciencias para la vigencia 2024, y desde le Comité Institucional de Gestión y Desempeño se aprobó la politica de Manual de Políticas de Seguridad y privacidad de la Información en la cual se encuentra inmersa los lineamientos de seguridad Digital y cuenta con la articulación de la politica de gestion documental de la Entidad.
Evidencia:
Como soporte se adjunta el Manual de Políticas de Seguridad y privacidad de la Información D103M01.
¿La entidad cuenta con la infraestructura adecuada (capacidad locativa y tecnológica) para la administración, conservación y preservación de los archivos en sus diferentes fases?
- Sí, programó acciones para adecuar o adquirir los recursos físicos y tecnológicos necesarios que garanticen la infraestructura adecuada para la administración de los archivos en sus diferentes fases.
- Sí, adquirió o adecuó recursos físicos y tecnológicos necesarios que aseguren la administración de los archivos en sus diferentes fases.
- Sí, realizó seguimiento y control de la capacidad locativa y tecnológica de las instalaciones, de acuerdo con indicadores o herramientas de medición y evaluación, o las actividades de seguimiento de control interno.
- Sí, tomó decisiones desde la alta dirección e instancias competentes (Comité de archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño) a partir de los resultados del seguimiento y control y se adelantaron acciones de mejora continua que garantizaron la infraestructura adecuada, y cuenta con las evidencias.
- No, dadas las capacidades institucionales
Descriptor de la respuesta:
- Minciencias para la vigencia 2024, programó acciones en el Plan Anual de adquisiciones para contar con los servicios necsarios para la correcta administracion, conservación y preservación de los archivos de la Entidad.
- Minciencias para la vigencia 2024 , desarrollo acciones orientadas a contratar el servicio de bodegaje, custodia y almacenamiento para el archivo central , así como desarrollo acciones para dar continuidad a la implementación del SGDEA.
- Minciencias para la vigencia 2024, efectuó seguimiento y control de las adecuaciones locativas necesarias en los depósitos ubicados en el Ministerio a las zonas destinadas para el almacenamiento de archivos.
- Minciencias para la vigencia 2024, presento trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional, el avance de cumplimiento del plan integrado al plan de acción PINAR, que se encuentra articulado con el indicador de implementación con la política de gestión documental, en el que se refleja los resultados alcanzados, las desviaciones presentadas y medidas a tomar, con el fin de garantizar el cumplimiento de la política.
Evidencia:
- Hace falta cargar el soporte de la orden de compra y complementar los descriptores y evidencias de las opciones A y D, teniendo en cuenta el cumplimiento de todo el ciclo de la planeación, ejecución, seguimiento y verificación. Los cuales se realizan con el mismo seguimiento a los planes institucionales.
- Como soporte se adjunta estudios previos del contrato suscrito vigente con Infotic(bodegaje custodia y almacenamiento del Archivo Central) y la Orden de compra suscrita con Analitica documental para el mantenimiento de la infraestructura tecnológica.
- Como soporte se adjunta correo electrónico, de solicitud al área logística de la Entidad, de la adecuación que requieren los espacios de archivo.
- Como soporte se adjuntan las presentaciones realizadas trimestralmente ante el Comité de Gestión y Desempeño sectorial e Institucional en la vigencia 2024.