FURAG (Reporte de la vigencia 2024)
Medición del desempeño institucional
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
La planta de personal de la entidad (o documento que contempla los empleos):
- Está establecida mediante acto administrativo
- Identifica el número de empleos, el nivel, denominación, código y grado salarial, con base en el Sistema de Nomenclatura y Clasificación de Empleos que le aplica
- Estableció los empleos suficientes para cumplir con los planes y proyectos
- Definió los perfiles de los empleos teniendo en cuenta la misión, los planes, programas y proyectos
- Contempló los niveles jerárquicos ajustados a la estructura organizacional para una fácil asignación de responsabilidades
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con el Decreto No 1450 de 2022 por el cual se suprime la planta de personal del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación y se adopta la planta de empleos del Ministerio.
En este Decreto se cuenta con la descripción de los empleos, su nivel jerárquico, denominación y nomenclatura. Igualmente se cuenta con el manual de funciones en el cual se describe de manera específica los cargos, nomenclaturas, funciones y responsabilidades para cada perfil.
Evidencia:
Decreto 1450 de 2022 de la planta de personal
Resolución 2795 de 2022 del Manual de Funciones
Los perfiles de los empleos definidos en el manual de funciones contemplaron:
- La identificación del empleo de acuerdo con la planta de personal de la entidad (denominación, código y grado salarial)
- Las profesiones, artes u oficios que responden al desempeño de las funciones del empleo
- La experiencia relacionada para el cumplimiento del objeto y al cumplimiento de las funciones esenciales del empleo
- Los conocimientos básicos esenciales requeridos para el desempeño de las funciones del empleo
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La entidad cuenta con el Decreto No 1450 de 2022 por el cual se suprime la planta de personal del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación y se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación. En este Decreto se cuenta con la descripción de los empleos, su nivel jerárquico, denominación y nomenclatura, así mismo en Decreto señala el número de empleos en los cargos relacionados, Por otra parte, la entidad cuenta con el Manual Específico de funciones donde se relaciona los perfiles, ubicación de los empleos, requisitos, competencias laborales y comportamentales (comunes y especificas), los núcleos del conocimiento relacionados con las competencias y habilidades que debe tener el servidor para realizar su gestión; Así como la experiencia laboral para asumir las funciones especificadas.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones con la Resolución 2795 de 2022, junto con la Resolución de Adición 2422 de 2024, y el Decreto 1450 DE 2022 por el cual se estableció la planta del Ministerio.
¿El manual específico de funciones y competencias laborales está actualizado conforme a la planta de personal, requerimientos y necesidades de la entidad y normatividad legal vigente en la materia?
- Sí, y cuenta con las evidencias: Especifique la fecha de la última actualización del acto administrativo:
- Está en proceso de ajuste y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El manual específico de funciones y competencias laborales del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación está actualizado conforme a la planta de personal, requerimientos y necesidades de la entidad teniendo en cuenta el Decreto 1450 donde se establece la planta del ministerio, así como la normatividad legal vigente.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones resolucion_2795-2022 y el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
¿Qué tipo de estructura organizacional tiene establecida la entidad?
- Unidades de negocio
- Territorial o geográfica
- Matricial o por proyectos
- Funcional o jerárquica
- Indique la fecha de la última actualización de la estructura organizacional: 03 de agosto de 2022
Descriptor de la respuesta:
De acuerdo con el Decreto 1450 de 2022, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con una Planta Estructural y una Planta Global la cual cuenta con la descripción de los empleos que cada una de ellas debe contener para el buen funcionamiento de la Entidad.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones resolucion_2795-2022 y el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
¿Cuáles son las clases de planta de personal establecidas por la entidad?
- Permanente
- Temporal
- Docentes
- Trabajadores oficiales
- Otros. ¿Cuáles?:
Descriptor de la respuesta:
Minciencias cuenta con una planta permanente, la cual está formalmente establecida mediante el Decreto 1450 de 2022, por el cual se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, en concordancia con la estructura organizacional definida en el Decreto 1449 de 2022. Esta planta está compuesta por 105 cargos distribuidos entre niveles directivos, asesores, profesionales, técnicos y asistenciales, con funciones específicas orientadas al cumplimiento de la misión institucional.
Evidencia:
Como evidencia se incluye el Decreto 1450 de 2022, por el cual se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, en donde se puede validar que la planta del ministerio es permanente.
¿Cuáles son las fuentes de financiación de la planta de personal de la entidad?
- Recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN)
- Transferencias del Sistema General de Participaciones (SGP)
- Transferencias del Sistema General de Regalías (SGR)
- Recursos Propios
- Recursos provenientes de Organismos de Cooperación
- Otra. ¿Cuál?:
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación destinó un presupuesto de $18.839.863.000 (dieciocho mil ochocientos treinta y nueve millones ochocientos sesenta y tres mil pesos) para el rubro de personal el cual es financiado con recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN). Este valor se encuentra respaldado por el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), expedido por el área financiera, en el cual se garantiza la cobertura de los gastos de personal asociados a la planta de empleos.
Evidencia:
Como soporte, se anexa el CDP correspondiente al rubro de personal para la vigencia 2024.
La estructura organizacional de la entidad ha facilitado:
- El trabajo por procesos
- La eficiencia en la gestión institucional
- El flujo de la información interna
- Claridad en la asignación de responsabilidades
- Adaptación al cambio, permitiendo que la entidad responda a nuevos desafíos
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La estructura organizacional de la entidad se encuentra en el marco del Decreto 1449 de 2022 Por el cual se adopta la estructura del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y se dictan otras disposiciones, igualmente se basa en varios aspectos como: El trabajo por procesos, toma de decisiones oportuna, flujo de la información interna, claridad en la asignación de responsabilidades y adaptación al cambio, permitiendo que la entidad responda a nuevos desafíos.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
En el trabajo por procesos se ve la articulación por medio de nuestro modelo de operación por procesos, por otro lado, la toma de decisiones, el flujo de información y la asignación de responsabilidades se ven documentadas en los Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas
¿La entidad diseñó e implementó su modelo de operación por procesos?
- Sí, y cuenta con las evidencias: Especifique con qué frecuencia la entidad revisa su operación por procesos: b
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con un modelo de operación por procesos, enmarcado en un mapa de procesos con 7 macroprocesos y 24 procesos; lo anterior, aprobado mediante acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra el Acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 en el aparatado Proposiciones y Varios y la Actualización Mapa de Procesos (Pagina 9), y el mapa de procesos y su despliegue
El estado actual de implementación del modelo de operación por procesos de la entidad es:
- Implementado, formalizado y en actualización
- En implementación y formalizado
- En implementación, pero sin formalizar
- En diseño inicial sin implementar
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con un modelo de operación por procesos, el cual se encuentra implementado y formalizado por medio del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 (acta n° 4). El modelo de operación de la entidad está certificado bajo el estándar de la norma internacional ISO 9001 2015 se adjunta la certificación recibida a partir de la auditoría realizada por el Icontec en diciembre 2024
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra: 1) Acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 en el apartado Proposiciones y Varios, 2) Actualización Mapa de Procesos (Pagina 9), y el mapa de procesos y su despliegue., 3) Los certificados ICONTEC vigencia 2024
Respecto a los procesos establecidos para la ejecución de las funciones de la entidad:
A. Se les han elaborado y/o actualizado las caracterizaciones
B. Se les han definido y/o actualizado procedimientos para su ejecución
C. Se les han construido indicadores (eficacia, eficiencia o efectividad) acorde con sus características
D. Se les han identificado y valorado sus riesgos
E. Se les han establecido controles
F. Se les han establecido acciones de mejora
G. Se han establecido interrelaciones o interdependencias entre los procesos
H. Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para sus 24 procesos ha establecido caracterización de procesos para cada uno de ellos.
- B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación ha establecido procedimientos los cuales plasman la ejecución de las actividades de cada uno de los procesos.
- C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación definió la batería de indicadores con la cual se realiza seguimiento a las actividades de los procesos, para medir su eficacia, eficiencia o efectividad.
- D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifico y valoro los riesgos asociados a cada uno de los procesos, a través el mapa de riesgos de la Entidad.
- E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación definió controles para la mitigación de los riesgos identificados en el mapa de riesgos.
- F) En la vigencia 2024 Minciencias, en el Marco de la estrategia de cierre de brechas y mejora continua adelantó gestiones para la actualización documental todos los procesos, actualizó la metodología para la gestión del riesgo, realizó intervención integral a procesos priorizados, y diseñó una estrategia para la mejora continua a través de el reto de Agilismo
Como evidencia se aportan los informes trimestrales de la mencionada estrategia - G) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación por medio del modelo de operación por procesos se identifica la interrelación por procesos.
Evidencia:
- A) En el enlace compartido se encuentra el mapa de procesos de Minciencias aprobado.
- B) En el enlace compartido se encuentra el listado maestro de procedimientos activos del Ministerio, el cual se genera a través del sistema de información GINA donde reposan cada uno de ellos en formato PDf.
- C) En el enlace compartido se encuentra la batería de indicadores del Ministerio aprobados en la vigencia 2024, el cual se genera a través del sistema de información GINA donde reposan cada uno de ellos.
- D) En el enlace compartido se encuentra en archivo Excel la matriz de riesgos de gestión y riesgos de corrupción y todas sus variables de administración.
- E) En el enlace compartido se encuentra en archivo Excel la matriz de riesgos de gestión y riesgos de corrupción en el
apartado de “EVALUACIÓN DEL RIESGO – VALORACIÓN DE LOS CONTROLES” donde se plasman los controles para la mitigación de riesgos y demás información necesaria para la administración de riesgos. - F) En el enlace compartido se encuentra el consolidado de los informes de la estrategia de cierre de brechas y mejora continua.
G) En el enlace compartido se encuentra el manual de gestión de calidad en el apartado de Política y Objetivos de Calidad,
donde especifica de manera clara la cadena de valor y la interrelación entre procesos Manual Sistema Gestion de Calidad V03 EVIDENCIAS FOR211
En la estructura para la caracterización de los procesos se definió:
- A) Un responsable o líder con autoridad y responsabilidad
- B) Objetivo (tiene que cumplir con las características de ser: específico, medible, alcanzable y relevante)
- C) Alcance que delimita claramente su actuar e interrelación con otros procesos
- D) Actividades clave del proceso secuenciales con entradas y salidas claramente identificadas
- E) Se relacionan las normas, procedimientos, indicadores y riesgos
- F) Se revisan periódicamente para identificar posibles mejoras
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización el líder responsable del proceso
- B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización su objetivo con las características respectivas
- C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización la interrelación de procesos.
- D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización las entradas y salidas del proceso en el marco de la aplicación del ciclo PHVA.
- E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica acciones de mejora continua a los procedimientos a través de diferentes mecanismos como los son los riesgos asociados, auditorias, cambio normativo entre otros
- F) En la vigencia 2024 en el Marco de la mejora continua la oficina Asesora de planeación e innovación institucional lideró la actualización del procedimiento de control de documentos acompañado de una guía para la elaboración de documentos del sistema integrado de gestión, creando una plantilla estandarizada para documentar la caracterización de procesos, de modo que la información además de poderse consultar en el sistema de información Gina como una imagen pudiera ser gestionada como un documento normalizado dentro del sistema. Como parte del reto de agilismo, los procesos definieron fechas para la actualización de sus caracterizaciones. Los primeros en implementarla fueron los procesos D103 de la Oficina de Tecnologías y Sistemas de información y A204 de Gestión Documental
Evidencia:
Se adjunta la guia de elaboración de documentos y la plantilla de caracterizaciónTeniendo en cuenta la clasificación de los procesos, la entidad contó con:
- Procesos para el direccionamiento estratégico (procesos estratégicos)
- Procesos para operar la misionalidad (procesos misionales)
- Procesos para operar la parte administrativa, financiera y de personal (procesos de apoyo)
- Procesos para operar las acciones de seguimiento y evaluación (Procesos de Evaluación y/o Mejora)
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con 4 procesos estratégicos, 11 procesos misionales, 7 procesos apoyo y 2 proceso de evaluación y mejora.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra el mapa de procesos y su despliegue donde agrupados según su tipología Mapa Procesos Acto administrativo Aprobacion Mapa Procesos
Para los procedimientos establecidos a los procesos:
- Se tiene definido un responsable, acorde con el proceso al cual se vinculan
- Cuentan con objetivo y alcance
- Se describen las actividades en forma secuencial
- Se desarrollan a través de una estructura (formato) con diagramas de flujo, acompañado con una parte descriptiva
- A partir de su estructura (formato) es posible establecer los puntos de control
- Se definen los documentos relacionados o de apoyo para su desarrollo (manuales internos, links a sistemas de información, resoluciones internas u otros necesarios para su correcta ejecución)
- Se revisan periódicamente para identificar posibles mejoras
- Se definen tiempos de ejecución de las actividades
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de sus procedimientos el responsable del proceso, el objetivo y su alcance, procedimientos sus actividades detallas de forma ordenada y secuencial, los puntos de control de manera visible y con simbología, la interrelación de los demás documentos ya sea como entradas o como salidas.
Así mismo, a través de la revisión y recomendación de la alta dirección implementa acciones de mejora continua a los procedimientos de los procesos.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra un procedimiento como muestra donde se identifica en su control de cambios las modificaciones realizadas en pro del mejoramiento continuo de los procedimientos. Ejemplo: D102PR01 Control de documentos
Así mismo en la página web se identifican algunos procedimientos claves para la toma de decisiones al interior de la entidad.
¿Se han racionalizado los procesos y procedimientos durante los últimos 5 años?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en la vigencia del año 2024 realizó la revisión y actualización de 40 procedimientos en pro de el mejoramiento y en los últimos 5 años se han revisado y actualizado distintos procesos al interior de la entidad
En la vigencia 2024, en el Marco del objetivo estratégico de fortalecimiento institucional, se formuló la estrategia de cierre de brechas y mejora continua que incluyó la intervención integral de procesos, la actualización de la metodología de gestión del riesgo, la implementación de metodología ágiles, entre otras. Se adjuntan los informes trimestrales de la implementación de esta iniciativa
Evidencia:
Se adjunta el informe consolidado de cierre de brechas y mejora continua para la vigencia 2024.
La entidad ha mejorado su modelo de operación por procesos a partir de:
- A) Sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias por parte de la ciudadanía
- B) Recomendaciones y/o sugerencias por parte de los servidores
- C) Resultados de los espacios de participación y/o rendición de cuentas con ciudadanos
- D) Análisis de las necesidades y prioridades en la prestación del servicio
- E) Seguimiento a los indicadores y resultados de la gestión institucional
- F) Cambios en requisitos legales (normatividad aplicable a la entidad que es actualizada o modificada)
- G) Implementación y monitoreo de los controles a los riesgos
- H) Otra. ¿Cuál?:
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la información recibida en buzón de PQRSD establece
acciones de mejora al modelo de operación por procesos. - B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de los encuentros con los servidores de cada proceso permiten
el mejoramiento continuo a los mismos. - C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través del acceso a espacios y publicación de información para
retroalimentación y rendición de cuentas, se fomenta la participación ciudadana con el fin de recolectar insumos para
implementar acciones de mejora a los procesos. - D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la verificación periódica de los productos y servicios y el
análisis permanente de las necesidades de los grupos de valor. - E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de los resultados obtenidos del seguimiento a los indicadores
de los procesos se establecen mejoramiento continuo a los procesos y su gestión. - F) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación de manera oportuna mejora su modelo de operación por procesos
cuando se realiza cambio normativo - G) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la retroalimentación de la administración de los riesgos de
los diferentes procesos ya sea por su implementación de controles o a través de planes de mejora por materialización de
estos. - H) En la vigencia 2024, en el Marco del objetivo estratégico de fortalecimiento institucional, se formuló la estrategia de cierre de brechas y mejora continua que incluyó la intervención integral de procesos, la actualización de la metodología de gestión del riesgo, la implementación de metodología ágiles, entre otras. Se adjuntan los informes trimestrales de la implementación de esta iniciativa. Adicionalmente se adjuntan los resultados de los grupos focales realizados en 2024 para la estrategia de racionalización de trámites
Evidencia:
- A) En enlace compartido se encuentran los informes resultantes de la PQRSD gestionadas durante la vigencia 2024, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- B) En enlace compartido se encuentran los informes resultantes de la recomendaciones y sugerencias gestionadas durante la vigencia 2024, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- C) En el enlace compartido se encuentra el informe de evaluación resultado de la aplicación de los espacios de participación de rendición de cuentas con sus soportes y el de publicación seguimiento y evaluación a planes instituciones, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- D) En la evidencia se encuentra el enlace compartido donde se muestra captura de pantalla de la página web del Ministerio donde se muestra el proceso de diagnóstico y análisis de necesidades y en la gestión para una prestación de servicio exitosa, la cual se encuentra de fácil acceso permanente para ciudadanía.
- E) En el enlace compartido se encuentra como muestra un diagnóstico de los resultados de los indicadores en la vigencia 2024, con los cuales se permitió definir hoja de ruta y plan de mejora para los procesos asociados.
- F) En el enlace compartido se encuentra como muestra un manual del SGC y el programa de Gestión documental donde se muestra como la actualización de los requisitos legales permite la mejora continua de los procesos y sus documentos asociados.
- G) En el enlace compartido se encuentra el seguimiento a los controles donde se identifica claramente que procesos requirieron mejora como resultado de su operación
- H) En el enlace compartido se encuentra los informes de la estrategia de cierre de brechas.
¿La entidad ha efectuado procesos de Rediseño Institucional?
- Sí. Indique el año del último rediseño:
- No
Descriptor de la respuesta:
Minciencias en la vigencia 2024 continuó trabajando el proyecto de red Ennio Institucional iniciado en 2023, como resultado radicó ante el departamento administrativo de la Función Pública la primera propuesta de formalización de empleos.
Evidencia:
Se adjunta como evidencia el documento entregado y la respuesta recibida¿Se ha reducido la contratación de prestación de servicios para el desarrollo de actividades de carácter permanente o recurrente en la entidad?
- SÍ y cuenta con las evidencias. Indique en que porcentaje se disminuyó para la vigencia evaluada:
- No se ha reducido. Indique las razones:
Descriptor de la respuesta:
La autorización del DAPRE para la formalización del empleos se recibió el 9 de diceimbre de 2024 y está en desarrollo. Cuando pase a la etapa de implementación se verá reflejado gradualmente en la reducción del número de contratistas. En Minciencias se tiene previsto formalizar 6 cargos, es por eso que se envió una solicitud de revisión al Departamento Administrativo de la Presidencia, el cual fue respondido el 9 de diciembre de 2024.
Evidencia:
Como evidencia se anexa la solicitud realizada al Departamento Administrativo de la Presidencia y la respectiva respuesta que recibimos.
¿Dentro de las modificaciones de estructura de planta, se ha contemplado la participación de las organizaciones sindicales?
- Sí se han tenido en cuenta
- No se han tenido en cuenta
- No aplica por no tener organización sindical
- No aplica porque no se ha modificado la estructura de planta
Descriptor de la respuesta:
En el Marco del proyecto de rediseño institucional, iniciado en la vigencia 2023, la Dirección de Talento humano socializó con los representantes de la organización sindical la información relacionada con la formalización de los primeros seis empleos. Esta socialización se llevó a cabo el día 26 de septiembre de 2024.
Indique cuál fue el alcance del último Rediseño Institucional:
- Planta
- Estructura
- Escala salarial
Descriptor de la respuesta:
Minciencias en la vigencia 2024 continuó trabajando el proyecto de red Ennio Institucional iniciado en 2023, como resultado radicó ante el departamento administrativo de la Función Pública la primera propuesta de formalización de empleos.
Evidencia:
Se adjunta como evidencia el documento entregado y la respuesta recibida
La planta de personal de la entidad (o documento que contempla los empleos):
- Está establecida mediante acto administrativo
- Identifica el número de empleos, el nivel, denominación, código y grado salarial, con base en el Sistema de Nomenclatura y Clasificación de Empleos que le aplica
- Estableció los empleos suficientes para cumplir con los planes y proyectos
- Definió los perfiles de los empleos teniendo en cuenta la misión, los planes, programas y proyectos
- Contempló los niveles jerárquicos ajustados a la estructura organizacional para una fácil asignación de responsabilidades
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con el Decreto No 1450 de 2022 por el cual se suprime la planta de personal del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación y se adopta la planta de empleos del Ministerio.
En este Decreto se cuenta con la descripción de los empleos, su nivel jerárquico, denominación y nomenclatura. Igualmente se cuenta con el manual de funciones en el cual se describe de manera específica los cargos, nomenclaturas, funciones y responsabilidades para cada perfil.
Evidencia:
Decreto 1450 de 2022 de la planta de personal
Resolución 2795 de 2022 del Manual de Funciones
Los perfiles de los empleos definidos en el manual de funciones contemplaron:
- La identificación del empleo de acuerdo con la planta de personal de la entidad (denominación, código y grado salarial)
- Las profesiones, artes u oficios que responden al desempeño de las funciones del empleo
- La experiencia relacionada para el cumplimiento del objeto y al cumplimiento de las funciones esenciales del empleo
- Los conocimientos básicos esenciales requeridos para el desempeño de las funciones del empleo
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La entidad cuenta con el Decreto No 1450 de 2022 por el cual se suprime la planta de personal del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación y se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación. En este Decreto se cuenta con la descripción de los empleos, su nivel jerárquico, denominación y nomenclatura, así mismo en Decreto señala el número de empleos en los cargos relacionados, Por otra parte, la entidad cuenta con el Manual Específico de funciones donde se relaciona los perfiles, ubicación de los empleos, requisitos, competencias laborales y comportamentales (comunes y especificas), los núcleos del conocimiento relacionados con las competencias y habilidades que debe tener el servidor para realizar su gestión; Así como la experiencia laboral para asumir las funciones especificadas.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones con la Resolución 2795 de 2022, junto con la Resolución de Adición 2422 de 2024, y el Decreto 1450 DE 2022 por el cual se estableció la planta del Ministerio.
¿El manual específico de funciones y competencias laborales está actualizado conforme a la planta de personal, requerimientos y necesidades de la entidad y normatividad legal vigente en la materia?
- Sí, y cuenta con las evidencias: Especifique la fecha de la última actualización del acto administrativo:
- Está en proceso de ajuste y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El manual específico de funciones y competencias laborales del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación está actualizado conforme a la planta de personal, requerimientos y necesidades de la entidad teniendo en cuenta el Decreto 1450 donde se establece la planta del ministerio, así como la normatividad legal vigente.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones resolucion_2795-2022 y el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
¿Qué tipo de estructura organizacional tiene establecida la entidad?
- Unidades de negocio
- Territorial o geográfica
- Matricial o por proyectos
- Funcional o jerárquica
- Indique la fecha de la última actualización de la estructura organizacional: 03 de agosto de 2022
Descriptor de la respuesta:
De acuerdo con el Decreto 1450 de 2022, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con una Planta Estructural y una Planta Global la cual cuenta con la descripción de los empleos que cada una de ellas debe contener para el buen funcionamiento de la Entidad.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el acto administrativo por la cual se adoptó el Manual de funciones resolucion_2795-2022 y el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
¿Cuáles son las clases de planta de personal establecidas por la entidad?
- Permanente
- Temporal
- Docentes
- Trabajadores oficiales
- Otros. ¿Cuáles?:
Descriptor de la respuesta:
Minciencias cuenta con una planta permanente, la cual está formalmente establecida mediante el Decreto 1450 de 2022, por el cual se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, en concordancia con la estructura organizacional definida en el Decreto 1449 de 2022. Esta planta está compuesta por 105 cargos distribuidos entre niveles directivos, asesores, profesionales, técnicos y asistenciales, con funciones específicas orientadas al cumplimiento de la misión institucional.
Evidencia:
Como evidencia se incluye el Decreto 1450 de 2022, por el cual se adopta la planta de empleos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, en donde se puede validar que la planta del ministerio es permanente.
¿Cuáles son las fuentes de financiación de la planta de personal de la entidad?
- Recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN)
- Transferencias del Sistema General de Participaciones (SGP)
- Transferencias del Sistema General de Regalías (SGR)
- Recursos Propios
- Recursos provenientes de Organismos de Cooperación
- Otra. ¿Cuál?:
Descriptor de la respuesta:
Para la vigencia 2024, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación destinó un presupuesto de $18.839.863.000 (dieciocho mil ochocientos treinta y nueve millones ochocientos sesenta y tres mil pesos) para el rubro de personal el cual es financiado con recursos del Presupuesto General de la Nación (PGN). Este valor se encuentra respaldado por el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), expedido por el área financiera, en el cual se garantiza la cobertura de los gastos de personal asociados a la planta de empleos.
Evidencia:
Como soporte, se anexa el CDP correspondiente al rubro de personal para la vigencia 2024.
La estructura organizacional de la entidad ha facilitado:
- El trabajo por procesos
- La eficiencia en la gestión institucional
- El flujo de la información interna
- Claridad en la asignación de responsabilidades
- Adaptación al cambio, permitiendo que la entidad responda a nuevos desafíos
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La estructura organizacional de la entidad se encuentra en el marco del Decreto 1449 de 2022 Por el cual se adopta la estructura del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación y se dictan otras disposiciones, igualmente se basa en varios aspectos como: El trabajo por procesos, toma de decisiones oportuna, flujo de la información interna, claridad en la asignación de responsabilidades y adaptación al cambio, permitiendo que la entidad responda a nuevos desafíos.
Evidencia:
Como evidencia al cumplimiento de esta pregunta se incluye el decreto por la cual se estableció la planta del Ministerio decreto_1450_del_03_de_agosto_de_2022
En el trabajo por procesos se ve la articulación por medio de nuestro modelo de operación por procesos, por otro lado, la toma de decisiones, el flujo de información y la asignación de responsabilidades se ven documentadas en los Procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas
¿La entidad diseñó e implementó su modelo de operación por procesos?
- Sí, y cuenta con las evidencias: Especifique con qué frecuencia la entidad revisa su operación por procesos: b
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con un modelo de operación por procesos, enmarcado en un mapa de procesos con 7 macroprocesos y 24 procesos; lo anterior, aprobado mediante acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra el Acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 en el aparatado Proposiciones y Varios y la Actualización Mapa de Procesos (Pagina 9), y el mapa de procesos y su despliegue
El estado actual de implementación del modelo de operación por procesos de la entidad es:
- Implementado, formalizado y en actualización
- En implementación y formalizado
- En implementación, pero sin formalizar
- En diseño inicial sin implementar
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con un modelo de operación por procesos, el cual se encuentra implementado y formalizado por medio del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 (acta n° 4). El modelo de operación de la entidad está certificado bajo el estándar de la norma internacional ISO 9001 2015 se adjunta la certificación recibida a partir de la auditoría realizada por el Icontec en diciembre 2024
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra: 1) Acta n° 4 del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional del 27 de marzo de 2020 en el apartado Proposiciones y Varios, 2) Actualización Mapa de Procesos (Pagina 9), y el mapa de procesos y su despliegue., 3) Los certificados ICONTEC vigencia 2024
Respecto a los procesos establecidos para la ejecución de las funciones de la entidad:
A. Se les han elaborado y/o actualizado las caracterizaciones
B. Se les han definido y/o actualizado procedimientos para su ejecución
C. Se les han construido indicadores (eficacia, eficiencia o efectividad) acorde con sus características
D. Se les han identificado y valorado sus riesgos
E. Se les han establecido controles
F. Se les han establecido acciones de mejora
G. Se han establecido interrelaciones o interdependencias entre los procesos
H. Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para sus 24 procesos ha establecido caracterización de procesos para cada uno de ellos.
- B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación ha establecido procedimientos los cuales plasman la ejecución de las actividades de cada uno de los procesos.
- C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación definió la batería de indicadores con la cual se realiza seguimiento a las actividades de los procesos, para medir su eficacia, eficiencia o efectividad.
- D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifico y valoro los riesgos asociados a cada uno de los procesos, a través el mapa de riesgos de la Entidad.
- E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación definió controles para la mitigación de los riesgos identificados en el mapa de riesgos.
- F) En la vigencia 2024 Minciencias, en el Marco de la estrategia de cierre de brechas y mejora continua adelantó gestiones para la actualización documental todos los procesos, actualizó la metodología para la gestión del riesgo, realizó intervención integral a procesos priorizados, y diseñó una estrategia para la mejora continua a través de el reto de Agilismo
Como evidencia se aportan los informes trimestrales de la mencionada estrategia - G) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación por medio del modelo de operación por procesos se identifica la interrelación por procesos.
Evidencia:
- A) En el enlace compartido se encuentra el mapa de procesos de Minciencias aprobado.
- B) En el enlace compartido se encuentra el listado maestro de procedimientos activos del Ministerio, el cual se genera a través del sistema de información GINA donde reposan cada uno de ellos en formato PDf.
- C) En el enlace compartido se encuentra la batería de indicadores del Ministerio aprobados en la vigencia 2024, el cual se genera a través del sistema de información GINA donde reposan cada uno de ellos.
- D) En el enlace compartido se encuentra en archivo Excel la matriz de riesgos de gestión y riesgos de corrupción y todas sus variables de administración.
- E) En el enlace compartido se encuentra en archivo Excel la matriz de riesgos de gestión y riesgos de corrupción en el
apartado de “EVALUACIÓN DEL RIESGO – VALORACIÓN DE LOS CONTROLES” donde se plasman los controles para la mitigación de riesgos y demás información necesaria para la administración de riesgos. - F) En el enlace compartido se encuentra el consolidado de los informes de la estrategia de cierre de brechas y mejora continua.
G) En el enlace compartido se encuentra el manual de gestión de calidad en el apartado de Política y Objetivos de Calidad,
donde especifica de manera clara la cadena de valor y la interrelación entre procesos Manual Sistema Gestion de Calidad V03 EVIDENCIAS FOR211
En la estructura para la caracterización de los procesos se definió:
- A) Un responsable o líder con autoridad y responsabilidad
- B) Objetivo (tiene que cumplir con las características de ser: específico, medible, alcanzable y relevante)
- C) Alcance que delimita claramente su actuar e interrelación con otros procesos
- D) Actividades clave del proceso secuenciales con entradas y salidas claramente identificadas
- E) Se relacionan las normas, procedimientos, indicadores y riesgos
- F) Se revisan periódicamente para identificar posibles mejoras
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización el líder responsable del proceso
- B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización su objetivo con las características respectivas
- C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización la interrelación de procesos.
- D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de la caracterización las entradas y salidas del proceso en el marco de la aplicación del ciclo PHVA.
- E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica acciones de mejora continua a los procedimientos a través de diferentes mecanismos como los son los riesgos asociados, auditorias, cambio normativo entre otros
- F) En la vigencia 2024 en el Marco de la mejora continua la oficina Asesora de planeación e innovación institucional lideró la actualización del procedimiento de control de documentos acompañado de una guía para la elaboración de documentos del sistema integrado de gestión, creando una plantilla estandarizada para documentar la caracterización de procesos, de modo que la información además de poderse consultar en el sistema de información Gina como una imagen pudiera ser gestionada como un documento normalizado dentro del sistema. Como parte del reto de agilismo, los procesos definieron fechas para la actualización de sus caracterizaciones. Los primeros en implementarla fueron los procesos D103 de la Oficina de Tecnologías y Sistemas de información y A204 de Gestión Documental
Evidencia:
Se adjunta la guia de elaboración de documentos y la plantilla de caracterizaciónTeniendo en cuenta la clasificación de los procesos, la entidad contó con:
- Procesos para el direccionamiento estratégico (procesos estratégicos)
- Procesos para operar la misionalidad (procesos misionales)
- Procesos para operar la parte administrativa, financiera y de personal (procesos de apoyo)
- Procesos para operar las acciones de seguimiento y evaluación (Procesos de Evaluación y/o Mejora)
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con 4 procesos estratégicos, 11 procesos misionales, 7 procesos apoyo y 2 proceso de evaluación y mejora.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra el mapa de procesos y su despliegue donde agrupados según su tipología Mapa Procesos Acto administrativo Aprobacion Mapa Procesos
Para los procedimientos establecidos a los procesos:
- Se tiene definido un responsable, acorde con el proceso al cual se vinculan
- Cuentan con objetivo y alcance
- Se describen las actividades en forma secuencial
- Se desarrollan a través de una estructura (formato) con diagramas de flujo, acompañado con una parte descriptiva
- A partir de su estructura (formato) es posible establecer los puntos de control
- Se definen los documentos relacionados o de apoyo para su desarrollo (manuales internos, links a sistemas de información, resoluciones internas u otros necesarios para su correcta ejecución)
- Se revisan periódicamente para identificar posibles mejoras
- Se definen tiempos de ejecución de las actividades
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación identifica claramente dentro de sus procedimientos el responsable del proceso, el objetivo y su alcance, procedimientos sus actividades detallas de forma ordenada y secuencial, los puntos de control de manera visible y con simbología, la interrelación de los demás documentos ya sea como entradas o como salidas.
Así mismo, a través de la revisión y recomendación de la alta dirección implementa acciones de mejora continua a los procedimientos de los procesos.
Evidencia:
En el enlace compartido se encuentra un procedimiento como muestra donde se identifica en su control de cambios las modificaciones realizadas en pro del mejoramiento continuo de los procedimientos. Ejemplo: D102PR01 Control de documentos
Así mismo en la página web se identifican algunos procedimientos claves para la toma de decisiones al interior de la entidad.
¿Se han racionalizado los procesos y procedimientos durante los últimos 5 años?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en la vigencia del año 2024 realizó la revisión y actualización de 40 procedimientos en pro de el mejoramiento y en los últimos 5 años se han revisado y actualizado distintos procesos al interior de la entidad
En la vigencia 2024, en el Marco del objetivo estratégico de fortalecimiento institucional, se formuló la estrategia de cierre de brechas y mejora continua que incluyó la intervención integral de procesos, la actualización de la metodología de gestión del riesgo, la implementación de metodología ágiles, entre otras. Se adjuntan los informes trimestrales de la implementación de esta iniciativa
Evidencia:
Se adjunta el informe consolidado de cierre de brechas y mejora continua para la vigencia 2024.
La entidad ha mejorado su modelo de operación por procesos a partir de:
- A) Sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias por parte de la ciudadanía
- B) Recomendaciones y/o sugerencias por parte de los servidores
- C) Resultados de los espacios de participación y/o rendición de cuentas con ciudadanos
- D) Análisis de las necesidades y prioridades en la prestación del servicio
- E) Seguimiento a los indicadores y resultados de la gestión institucional
- F) Cambios en requisitos legales (normatividad aplicable a la entidad que es actualizada o modificada)
- G) Implementación y monitoreo de los controles a los riesgos
- H) Otra. ¿Cuál?:
Descriptor de la respuesta:
- A) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la información recibida en buzón de PQRSD establece
acciones de mejora al modelo de operación por procesos. - B) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de los encuentros con los servidores de cada proceso permiten
el mejoramiento continuo a los mismos. - C) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través del acceso a espacios y publicación de información para
retroalimentación y rendición de cuentas, se fomenta la participación ciudadana con el fin de recolectar insumos para
implementar acciones de mejora a los procesos. - D) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la verificación periódica de los productos y servicios y el
análisis permanente de las necesidades de los grupos de valor. - E) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de los resultados obtenidos del seguimiento a los indicadores
de los procesos se establecen mejoramiento continuo a los procesos y su gestión. - F) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación de manera oportuna mejora su modelo de operación por procesos
cuando se realiza cambio normativo - G) El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través de la retroalimentación de la administración de los riesgos de
los diferentes procesos ya sea por su implementación de controles o a través de planes de mejora por materialización de
estos. - H) En la vigencia 2024, en el Marco del objetivo estratégico de fortalecimiento institucional, se formuló la estrategia de cierre de brechas y mejora continua que incluyó la intervención integral de procesos, la actualización de la metodología de gestión del riesgo, la implementación de metodología ágiles, entre otras. Se adjuntan los informes trimestrales de la implementación de esta iniciativa. Adicionalmente se adjuntan los resultados de los grupos focales realizados en 2024 para la estrategia de racionalización de trámites
Evidencia:
- A) En enlace compartido se encuentran los informes resultantes de la PQRSD gestionadas durante la vigencia 2024, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- B) En enlace compartido se encuentran los informes resultantes de la recomendaciones y sugerencias gestionadas durante la vigencia 2024, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- C) En el enlace compartido se encuentra el informe de evaluación resultado de la aplicación de los espacios de participación de rendición de cuentas con sus soportes y el de publicación seguimiento y evaluación a planes instituciones, siendo insumo importante para el mejoramiento continuo de los procesos y su operación.
- D) En la evidencia se encuentra el enlace compartido donde se muestra captura de pantalla de la página web del Ministerio donde se muestra el proceso de diagnóstico y análisis de necesidades y en la gestión para una prestación de servicio exitosa, la cual se encuentra de fácil acceso permanente para ciudadanía.
- E) En el enlace compartido se encuentra como muestra un diagnóstico de los resultados de los indicadores en la vigencia 2024, con los cuales se permitió definir hoja de ruta y plan de mejora para los procesos asociados.
- F) En el enlace compartido se encuentra como muestra un manual del SGC y el programa de Gestión documental donde se muestra como la actualización de los requisitos legales permite la mejora continua de los procesos y sus documentos asociados.
- G) En el enlace compartido se encuentra el seguimiento a los controles donde se identifica claramente que procesos requirieron mejora como resultado de su operación
- H) En el enlace compartido se encuentra los informes de la estrategia de cierre de brechas.
¿La entidad ha efectuado procesos de Rediseño Institucional?
- Sí. Indique el año del último rediseño:
- No
Descriptor de la respuesta:
Minciencias en la vigencia 2024 continuó trabajando el proyecto de red Ennio Institucional iniciado en 2023, como resultado radicó ante el departamento administrativo de la Función Pública la primera propuesta de formalización de empleos.
Evidencia:
Se adjunta como evidencia el documento entregado y la respuesta recibida¿Se ha reducido la contratación de prestación de servicios para el desarrollo de actividades de carácter permanente o recurrente en la entidad?
- SÍ y cuenta con las evidencias. Indique en que porcentaje se disminuyó para la vigencia evaluada:
- No se ha reducido. Indique las razones:
Descriptor de la respuesta:
La autorización del DAPRE para la formalización del empleos se recibió el 9 de diceimbre de 2024 y está en desarrollo. Cuando pase a la etapa de implementación se verá reflejado gradualmente en la reducción del número de contratistas. En Minciencias se tiene previsto formalizar 6 cargos, es por eso que se envió una solicitud de revisión al Departamento Administrativo de la Presidencia, el cual fue respondido el 9 de diciembre de 2024.
Evidencia:
Como evidencia se anexa la solicitud realizada al Departamento Administrativo de la Presidencia y la respectiva respuesta que recibimos.
¿Dentro de las modificaciones de estructura de planta, se ha contemplado la participación de las organizaciones sindicales?
- Sí se han tenido en cuenta
- No se han tenido en cuenta
- No aplica por no tener organización sindical
- No aplica porque no se ha modificado la estructura de planta
Descriptor de la respuesta:
En el Marco del proyecto de rediseño institucional, iniciado en la vigencia 2023, la Dirección de Talento humano socializó con los representantes de la organización sindical la información relacionada con la formalización de los primeros seis empleos. Esta socialización se llevó a cabo el día 26 de septiembre de 2024.
Indique cuál fue el alcance del último Rediseño Institucional:
- Planta
- Estructura
- Escala salarial
Descriptor de la respuesta:
Minciencias en la vigencia 2024 continuó trabajando el proyecto de red Ennio Institucional iniciado en 2023, como resultado radicó ante el departamento administrativo de la Función Pública la primera propuesta de formalización de empleos.
Evidencia:
Se adjunta como evidencia el documento entregado y la respuesta recibida