FURAG (Reporte de la vigencia 2024)
Medición del desempeño institucional
CONTROL INTERNO
Para evaluar el cumplimiento de la política de integridad, la entidad en el marco del comité institucional de coordinación de control interno durante la vigencia evaluada analizó:
- Información por quejas o denuncias de los grupos de valor de la entidad
- Información sobre denuncias internas presentadas por servidores o contratistas de la entidad
- Informes internos (Informes del comité de convivencia, Informes de la comisión de personal, Informes de la oficina de control interno disciplinario)
- Encuesta de clima laboral
- Encuestas de percepción
- Informes de auditoría
- Otros. ¿Cuáles?:
- La entidad no evaluó el cumplimiento de la política de integridad
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación tuvo dentro de sus responsabilidades gestionar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD) y la administración de los canales de atención de la entidad, en ese sentido la Oficina de control Interno realiza seguimiento y evaluación a los informes de PQRSD y también auditoria verificando el cumplimiento de los criterios de la política de integridad.
B. Desde la Secretaría General se atendieron las denuncias presentadas de manera interna, en cumplimiento del Procedimiento de PQRSD
C. Desde la Secretaría General se atendieron los casos presentados de manera interna, en cumplimiento del Código General Disciplinario.
D. En Minciencias, durante la vigencia evaluada, se llevó a cabo una intervención en el clima organizacional, fundamentada en los resultados de la última medición realizada en 2022. Adicionalmente, en la vigencia 2024, se llevó a cabo la medición correspondiente.
Como soporte, se adjunta el informe de la intervención y el informe de los resultados obtenidos en la medición.
E. En el marco del seguimiento y el analisis realizado a la gestión de las PQRSD, la OCI también realiza revisión de las encuestas de percepción realizadas por el área de atención al ciudadano en el marco de los seguimiento y evaluación así como auditoria interna
F. La OCI realizó análisis de los informes de auditoria realizados en la vigencia 2024, de acuerdo con el plan anual de auditoría dentro del cual se contemplaba una evaluación al proceso de la Dirección de Talento Humano y se realizó a cabalidad.
G. Minciencias cumple con lo señalado en la pregunta CIN200 sobre el cumplimiento de la política de integridad. En la categoría de OTROS se contempla el seguimiento que se hace en el marco de la mesa técnica de transparencia e Integridad, desde esta instancia la Oficina de Control Interno evaluó el cumplimiento de los lineamientos establecidos en la Guía para la gestión de conflictos de interes, con el fin de verificar el reporte consolidado por las áreas responsables y el respectivo seguimiento en el marco de esta instancia que movililza la implementación de la política de Integridad
Evidencia:
A. Los enlaces corresponden a los informes realizados por la Oficina de Control Interno, con respecto las evaluaciones y seguimientos realizados y auditoría interna en el marco del Plan Anual de Auditoria
B. Se comparte el enlace de los informes de PQRSD publicados en página web los cuales evidencian el cumplimiento del procedimiento
C. Se comparte evidencia de la respuesta dada por parte del proceso de Control Administrativo quien hace las veces de control disciplinario
D. Se aporta como evidencia los respectivos informes de intervención (se adjunta enlace a carpeta compartida debido al peso del archivo) y de medición
E. Los enlaces corresponden a los informes realizados por la Oficina de Control Interno, con respecto las evaluaciones y seguimientos realizados y auditoría interna en el marco del Plan Anual de Auditoria
F. El enlace corresponde al informe de la auditoría realizada a la Dirección de Talento Humano, el cual se encuentra publicado en página web.
G. En el enlace se incluyen las actas de las mesas técnicas en las que se trataron temas relacionados con la política de Integridad.
A partir de los resultados de la evaluación de cumplimiento de la política de integridad, la entidad:
- Determinó acciones para fortalecer la apropiación del código de integridad a través del área de talento humano o quien haga sus veces
- Se dio trámite interno a las denuncias o quejas presentadas por los servidores públicos
- Se dio trámite a las denuncias o quejas presentadas por los ciudadanos o grupos de valor
- Se desarrollaron acciones para intervenir las variables del clima laboral que estén relacionadas con la gestión de la integridad
- No se implementaron acciones a partir de los resultados de la evaluación del cumplimiento de la política de integridad
Descriptor de la respuesta:
A. Desde el área de Talento Humano se realizaron diferentes actividades para fortalecer la apropiación del código de integridad como Incorporar en el proceso de inducción el curso Integridad, Transparencia y Lucha contra la Corrupción dispuesto por Función Pública, socialización de la cartilla de valores, el curso de integridad y actividades lúdicas (se realiza un sketch teatral, puesto a puesto), Igualmente en el tema de Gestión Organizacional se brindó un curso donde uno de los temas a tratar fue la Política de Integridad, encuesta de valores organizacionales, correos de sensibilización y lista de asistencia de actividades de ejemplificación.
B. Desde la Secretaría General se atendieron los casos presentados de manera interna, en cumplimiento del Código General Disciplinario.
C. En el marco del cumplimiento del procedimiento de Peticiones Quejas y Reclamos se realizó atención a las denuncias o quejas presentadas por los ciudadanos o grupos de valor.
D. En Minciencias, durante la vigencia evaluada, se llevó a cabo una intervención en el clima organizacional, fundamentada en los resultados de la última medición realizada en 2022. Adicionalmente, en la vigencia 2024, se llevó a cabo la medición correspondiente.
Evidencia:
A. En el enlace se encuentran las evidencias de las actividades realizadas por el área de Talento Humano
B. Las evidencias son de reserva según el artículo 115 de la Ley 1952 de 2019.
C. En el enlace se encuentran publicados los informes de gestión de PQRSD
D. En el enlace se encuentran los informes de intervención (se adjunta enlace a carpeta compartida debido al peso del archivo) y de medición
La entidad en el marco del comité institucional de coordinación de control interno (u otras instancias interna de este mismo nivel jerárquico) respecto a los mecanismos para el manejo de
conflictos de interés:
Para la identificación, declaración y tratamiento de conflictos de interés se dispone de la Guía que encontrará en el
- Ha tipificado los conflictos de interés identificados según la normativa
- Ha verificado la implementación del protocolo o procedimiento interno para el manejo y declaración de conflictos de intereses
- Ha verificado que se gestionen las recusaciones y posibles conflictos de interés informados por los servidores o contratistas de
la entidad - Ha verificado que en los procesos de capacitación internos se incluyan las temáticas relacionadas con la gestión preventiva de conflictos de interés
- Ha verificado el cumplimiento sobre la información que debe ser reportada en el Aplicativo por la Integridad Pública en aplicación de la Ley 2013 de 2019
- Ha verificado el cumplimiento sobre la información que debe ser reportada en el Aplicativo por la Integridad Pública en aplicación del Decreto 830 de 2021, sobre Personas Expuestas Políticamente – PEP
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A. La Oficina de Control Interno realizó evaluación de la información registrada en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP, respecto a las declaraciones de bienes y rentas y conflicto de interés de forma periódica de la Ministra y altos directivos del Ministerio.
B. El Ministerio actualizó la Guía para Gestión preventiva de conflicto de interés A201PR01G02, dentro de la cual se exponen los lineamientos y mecanismos que permitan identificar, tramitar y resolver los conflictos de interés, sean reales, potenciales o aparentes, con el fin de fortalecer la integridad e imparcialidad de los servidores públicos y contratistas del Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación, en el cumplimiento de sus funciones u obligaciones contractuales. En el marco del programa de Transparencia y Ética Pública se verificó el cumplimiento del componente de debida diligencia en el cual se encontraban las acciones relacionadas con conflicto de interés, para lo cual la Oficina de Control interno realizó las respectivas evaluaciones
C. En el marco de la mesa técnica de transparencia e Integridad y del seguimiento al Programa de Transparencia y Ética Pública – PTEP, se realiza la revisión y seguimiento a la consolidación del reporte de conflicto de interés que realiza la Dirección de Talento Humano, frente al reporte de las áreas responsables (Secretaría General, DGR y DTH) allí se presentan el diligenciamiento del formato de declaración de conflicto de interés y se identifican los casos declarados y la gestión realizada
D. En Minciencias se socializó mediante piezas graficas e informativas a los servidores y lo relacionado con la identificación, declaración y gestión de posibles conflictos de interés. Igualmente se divulgo video con capacitación realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
E. La Dirección de Talento Humano adelantó diferentes actividades para minimizar el conflicto de intereses, para ello, realizó charlas frente a “Cómo identificar y declarar el conflicto de intereses.
F. La Oficina de Control Interno realizó seguimiento de la gestión de la información reportada en el SIGEP para asegurar la actualización del sistema y el cumplimiento de los objetivos sobre el talento humano en cuanto a hojas de vida, declaración de bienes y rentas, registro de conflictos de interés, datos personales, entre otros, para, de esta forma, identificar áreas de mejora, corregir posibles faltas y adaptar el sistema a las necesidades cambiantes de la entidad. Igualmente se identificaron las personas políticamente expuestas, así como aquellas que deben cumplir con lo establecido en la Ley 2013 de 2019
De acuerdo con el Procedimiento Selección y Vinculación de Personal (A201PR01) en su actividad 17 y la Cartilla para el Diligenciamiento de la Declaración como Persona Expuesta Políticamente (A201PR01AN01) vigentes en el sistema de información Gina, en el Ministerio existen siete (7) cargos que deben realizar esta declaración: Ministro(a), Viceministro(a) de Conocimiento, Innovación y Productividad, Viceministro(a) de Talento y Apropiación Social, Director(a) de Gestión de Recursos para la CTeI,
Evidencia:
A. En el enlace se encuentra el informe que se encuentra publicado en página web.
B. En el primer enlace se encuentran los seguimientos al programa de transparencia realizados en la vigencia 2024 y en el segundo se encuentran los informes realizados por la Oficina de Control Interno
C. En el enlace se incluyen las actas de las mesas técnicas en las que se trataron temas relacionados con el seguimiento a la gestión de conflicto de interés
D. Como evidencia se anexan las piezas graficas, y correos remitidos desde el grupo de mejor gestión.
E. En el enlace se encuentra el informe que se encuentra publicado en página web.
F. Informe publicados en página web y concepto jurídico sobre las personas expuestas políticamente:
La alta dirección y/o el comité institucional de coordinación de control interno, de manera articulada o cada uno en cumplimiento de sus competencias, verificaron que la entidad en cumplimiento del plan estratégico de talento humano:
Independientemente del marco normativo que aplica para la entidad, la planeación del talento humano es una etapa
- Se esté dando cumplimiento al Decreto 2011 de 2017 para el acceso al empleo público de personas con discapacidad
- Se esté dando cumplimiento al Decreto 2365 de 2019 para el acceso al empleo público de jóvenes entre los 18 y 28 años
- Se esté dando cumplimiento a la Ley 581 de 2000 para la efectiva participación de la mujer en los niveles decisorios (ley de cuotas)
- Los procesos de selección se fundamentaron en los perfiles de competencias y requisitos mínimos de cada empleo y su cumplimiento por parte de las personas que los ocupan
- Se asignaron los recursos presupuestales para atender la mayor parte de las necesidades de capacitación, bienestar y calidad de vida laboral
- Se atendieron las causales de retiro estrictamente señaladas por la ley
- Se evalúo el desempeño de todos los servidores de la entidad (de acuerdo con el sistema y formatos previstos para tal fin)
- Se analizó el aporte de la gestión del talento humano al cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad y se emprendieron acciones para mejorar el desempeño de las personas
- Se atendieron todas las situaciones escaladas al comité de convivencia laboral
- Se evaluó el aporte de los procesos de capacitación, al mejoramiento de las competencias, habilidades o conocimientos de los servidores
- Se emprendieron acciones de mejora del clima, la convivencia y las relaciones laborales
- Otros. ¿Cuáles?:
- No hace seguimiento o evaluación a la gestión del talento humano en la entidad
Descriptor de la respuesta:
B. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en la vigencia 2024 cumplió con lo establecido en el Decreto 2365 de 2017 vinculando a 6 jóvenes en la planta de la entidad
C. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en la vigencia 2024 cumplió con lo establecido en la ley de cuotas teniendo dentro de los cargos directivos más mujeres vinculadas a la entidad.
E – L. La Alta Dirección a través del Comite de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional realizado en enero de 2024 aprobó el Plan Estratégico del Talento Humano, por su parte, la OCI realizó seguimiento a su cumplimiento y, en El Comité, la alta Dirección, a partir de los seguimientos trimestrales en el marco del Comite de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional y en las sesiones del Comité Ministerial donde se hizo seguimiento a los resultados del Índice de Desempeño Institucional y cumplimiento de los aspectos de la política de Talento Humano por los cuales indaga FURAG.
M. En la categoría de otros, se incluye la verificación de las actividades relacionadas con el sistema de salud y seguridad en el trabajo.
Evidencia:
B. Se comparte como evidencia relación de los Jóvenes vinculados y sus fechas de vinculación, tipo de vinculación y el cargo que ocupan
C. Se comparte como evidencia relación de los directivos vinculados y sus fechas de vinculación
E-L.En el primer enlace se encuentran los informes realizados por la Oficina de Control interno, en el marco del seguimiento al Plan Estratégico de Talento Humano.
En el segundo enlace se encuentra el Informe auditoría procedimiento de encargo y nombramiento provisional planta de personal – Talento humano
Y, en este enlace se encuentran los informes realizados por la OAPII, en el marco del seguimiento al Plan estrategico de Talento Humano
M. En este enlace se encuentran los informes realizados por la OAPII, en el marco del seguimiento al Plan Estratégico de Talento Humano
Señale cuáles de los siguientes insumos tuvo en cuenta la entidad para adelantar la gestión de riesgos en la vigencia evaluada:
- Planeación estratégica (misión, visión, objetivos estratégicos, entre otros aspectos)
- Modelo de procesos o mapa de procesos
- Información sobre la evaluación del riesgo de vigencias anteriores
- Informes de auditorías (internas o externas) sobre la gestión del riesgo en vigencias anteriores
- Otros. ¿Cuáles?:
- La entidad no gestionó los riesgos institucionales
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para adelantar la gestión de riesgos institucional, tiene en cuenta el plan estratégico institucional y su alineación con los procesos, para realizar una adecuada identificación de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
B. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para adelantar la gestión de riesgos institucional, en el marco del modelo de operación por procesos se planificaron los riesgos que asociados a las actividades de los procesos pueden generar un impacto negativo en el cumplimiento de los objetivos de los procesos
C. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para adelantar la gestión de riesgos institucional, sobre la evaluación del riesgo de vigencias anteriores se realizó un análisis y reporte del Programa de Transparencia y Ética Publica en el componente tres de Riesgos, frente al monitoreo y seguimiento que ejecutan respectivamente la 1ra y 2da línea de defensa.
D. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para adelantar la gestión de riesgos institucional, en cuanto a los informes de auditoría interna la Oficina de Control Interno realiza el seguimiento y evalúa la gestión de riesgos por proceso y por tipología.
E. Minciencias cumple con lo señalado en la pregunta CIN208 sobre la gestión de riesgos. En la categoría OTROS se contempla que el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación para adelantar la gestión de riesgos institucional, en el marco del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional presentó un análisis frente a la gestión de riesgos realizada por los procesos e igualmente en las mesas técnicas permanentes de MIPG de Mejora Continua e Innovación y de Transparencia e Integridad.
En la primera sesión de la vigencia 2024 del Comité de coordinación de Control Interno se presentó y aprobó la política de Gestión del Riesgo del Ministerio.
Evidencia:
A. Para la construcción del Plan Estratégico Instituciona y Plan de Acción se contemplaron el mapa de riesgos institucional. En el enlace se encuentra el PEI y PAI.
B. Se relaciona como evidencia la estructura del mapa de procesos institucional, cada uno de los procesos cuentan con la identificación de riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos o de las actividades claves de éxito.
C. Se incluyen el enlace donde se encuentran publicados los seguimientos al Programa de Transparencia y Ética del Sector Público de la vigencia 2024
D. Se Incluyen los informes de seguimiento al mapa de riesgos realizados por parte de la Oficina de Control Interno, en el marco del Programa de Transparencia y el Plan de auditorías: https://minciencias.gov.co/sites/default/files/upload/control/informe_de_auditoria_sar_2024.pdf
https://minciencias.gov.co/sites/default/files/upload/contratacion/informe_evaluacion_materializacion_riesgos_no_19_y_33_de_2023.pdf
https://minciencias.gov.co/sites/default/files/upload/control/informe_monitoreo_riesgos_institucionales.pdf
¿Cuáles de las siguientes herramientas para la gestión del riesgo aplicó la entidad durante la vigencia evaluada?:
- Mapas de riesgos
- Inventario de riesgos materializados
- Indicadores clave de riesgo
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación aplicó la herramienta de Mapa de Riesgos para implementar y fortalecer la gestión de riesgos institucionales.
B. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación cuenta con las bases históricas para la gestión de eventos, relacionadas con la administración de riesgos institucional, se construyen informes trimestrales dentro de los cuales se relacionan los riesgos materializados y al final de la vigencia también se genera un informe con la consolidación del análisis de los riesgos materializados
C. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación contó con indicadores para la gestión de riesgos institucionales en cuanto a eventos materializados en los diferentes periodos.
La política de administración del riesgo de la entidad:
- Fue formulada y aprobada por el representante legal y el equipo directivo de la entidad en el marco del comité institucional de coordinación de control interno
- Fue analizada considerando los planes estratégicos de la entidad
- Establece su objetivo y alcance
- Fija los niveles para calificar la probabilidad, el impacto y los niveles de severidad para una adecuada identificación del riesgo en los procesos
- Establece los niveles de responsabilidad con respecto a la gestión del riesgo (identificación, seguimiento, evaluación de la gestión del riesgo), de acuerdo con el esquema de líneas de defensa
- Establece la periodicidad del seguimiento, de acuerdo con los niveles de riesgo residual
- Incorpora los lineamientos en materia de riesgos de corrupción y de seguridad de la información
- Incorpora lineamientos para otros sistemas de gestión como seguridad y salud en el trabajo, ambiental, los relacionados con el sector salud y educación (donde aplican)
- La entidad no definió su política de administración del riesgo
Descriptor de la respuesta:
A – H. La Política de Administración de Riesgos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación fue actualizada en la vigencia 2024 y cuenta con todos los parámetros establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Esta se encuentra documentada en la Guía para la gestión del riesgo D102PR03G01. La actuallización de la política se realizó en el marco del Plan de Gestión del Cambio definido en el 2024.
Para la identificación de los riesgos, los líderes de los procesos, programas o proyectos:
- Consideraron los objetivos estratégicos y su enlace con el objetivo del proceso analizado
- Consideraron los factores de riesgo prioritarios o principales para la entidad definidos en la política de administración del riesgo
- Tomaron como base el objetivo de los procesos analizados
- Tomaron como base el alcance de los procesos analizados
- Tomaron como base las actividades clave de éxito (o principales) de los procesos analizados
- Tuvieron en cuenta la cadena de valor de los procesos analizados para entender su impacto en otros procesos, así como frente a los productos o salidas de este
- Otros. ¿Cuáles?:
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A. El sistema de información Gina desde su módulo de riesgos permite estructurar la identificación de riesgos basado en objetivos estratégicos y el objetivo del proceso
B. La construcción de los riesgos institucionales contempló los factores de riesgo prioritarios o principales para la entidad definidos en la política de administración del riesgo
C – F. El sistema de información Gina desde su módulo de riesgos permite estructurar la identificación de riesgos basado en el objetivo del proceso, el alcance, las actividades claves de éxito descritas en la caracterización de los procesos, así mismo, su relación con la cadena de valor y el modelo de operación por procesos.
G. Se realizó la construcción de la herramienta de Diagnóstico Integral por proceso, con la cual se evaluaron 14 elementos que permitieron identificar aspectos internos y externos de los procesos y asi mismo identificar fortalezas, debiidades y oportunidades de mejora, que se tuvieron en cuenta para el contexto de las matrices de riesgo por procesos. Por otro lado se tuvieron en cuenta los informes de seguimiento y evaluación realizados por la segunda y primera linea de defensa con relación a la gestión de riesgos
Evidencia:
En la carpeta adjunta se pueden validar los siguientes soportes:
A-F. Se incluyen como evidencias el mapa de riesgos (gestión, corrupción y seguridad de la información) de la vigencia 2024, con la actualización del contexto para cada proceso. Así como el Correo electrónico con la solicitud de validación del mapa de corrupción por parte de los lideres de proceso.
G. Se incluye el resultado de la aplicación del diagnóstico integral para el modelo de operación de los procesos y el enlace en el que se encuentran los informes de la primera y segunda línea de defensa.
Para la descripción del riesgo la entidad:
- Estableció las causas teniendo en cuenta los factores de riesgo identificados
- Estableció los impactos asociados (afectación económica y/o reputacional) y otros establecidos por la entidad acorde con su naturaleza
- Incluyó información complementaria que establece los atributos informativos necesarios para la comprensión del riesgo por parte de todos los participantes e interesados en el proceso
- Otros. ¿Cuáles?:
- No se ha adoptado esta estructura metodológica
Descriptor de la respuesta:
A – B. En la descripción de los riesgos de gestión se tuvo en cuenta la identificación de las áreas de impacto, así como las áreas de factores de riesgos o las fuentes generadoras de riesgos.
C. En la descripción de los riesgos de seguridad de la información se identificaron los activos de información con el fin conocer como entidad que es lo que se debe proteger para garantizar tanto su funcionamiento interno como su funcionamiento de cara al ciudadano, aumentando así su confianza en el uso del entorno digital.
D. Descripción para la tipología de los riesgos de corrupción, con los componentes para su definición: acción u omisión + uso del poder + desviación de la gestión de lo público + el beneficio privado. Otro elemento que se tuvo en cuenta es la actualización de la herramienta de identificacion de riesgos dentro de la cual se definen aspectos a tener en cuenta para la creación del descriptor de acuerdo con la aplicación de los lineamientos metodologicos de la Guía para la adminsitración del riesgo del DAFP
Para los riesgos identificados a los procesos (Etapa valoración del riesgo):
Dentro de la estructura metodológica definida en la Guía de Administración del Riesgo v5 de Función Pública se
- Se les analizó de manera completa su probabilidad de ocurrencia
- Se les analizó de manera completa su efecto o impacto (aplicando la tabla de impactos definida en la Guía Función Pública)
- Se les estableció su zona de riesgo inherente (aplicando la matriz de calificación establecida en la Guía Función Pública)
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A – C. Basado en los lineamientos de la Guía de Administración de Riesgos del DAFP y los establecidos internamente mediante la Guía para la gestión del riesgo D102PR03G01 así como en el procedimiento Identificación, análisis, valoración, seguimiento y evaluación del riesgo D102PR03, se realizó la valoración a los riesgos de gestión, corrupción y seguridad de la información, estableciendo la probabilidad de ocurren del riesgo y el nivel de consecuencia o impacto, que permitieron estimar la zona de riesgo inicial o riesgo inherente.
Para la identificación de los riesgos, los líderes de los procesos, programas o proyectos contaron en su mapa de riesgos con:
- Riesgos generales de la operación del proceso
- Riesgos asociados a posibles actos de corrupción
- Riesgos relacionados con seguridad de la información
- Riesgos relacionados con seguridad y salud en el trabajo (acorde con el proceso aplicable)
- Otros riesgos atendiendo la naturaleza de la entidad (riesgos relacionados con seguridad del paciente, calidad educativa u otros)
- Riesgos presupuestales en la fase de programación, gestión y ejecución presupuestal
- Ninguno de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
Basado en los lineamientos de la Guía de Administración de Riesgos del DAFAP y los establecidos internamente mediante la Guía para la gestión del riesgo y las oportunidades D102PR03G01 y el procedimiento Identificación, análisis, valoración, seguimiento y evaluación del riesgo D102PR03, se identificaron riesgos asociados a la operación de los procesos, posibles actos de corrupción, seguridad de la información, seguridad y salud en el trabajo y riesgos presupuestales.
Para el análisis de eventos (materializaciones del riesgo), la entidad capturó información a partir de:
- Mesa de ayuda de tecnología a nivel interno
- Información del área o proceso de atención al usuario
- Las PQRD (peticiones, quejas, reclamos, denuncias)
- Oficina jurídica
- Líneas internas de denuncia
- Mecanismo interno establecido para que cada líder de proceso haga el reporte cuando se presenta un evento
- Otros. ¿Cuáles?:
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A – F. En cuanto al análisis de los eventos (materialización del riesgo) se capturó información en cuanto a reportes o informes realizados para:
Mesa de ayuda de tecnología (indicador de gestión 2024 – IG03-D103 Nivel de disponibilidad de los Servicios Tecnológicos – Ministerio),
Información del área o proceso de atención al usuario (https://minciencias.gov.co/ciudadano/informe-ciudadania),
PQRSD (peticiones, quejas, reclamos, sugerencia, denuncias).
Mecanismos internos para reportar la materialización del riesgo en el sistema de información Gina, para lo cual se incluye anexo con informe de los riesgos materializados en la vigencia 2024.
Para la opción D, se tiene en cuenta el seguimiento a los indicadores de la OAJ.
G. En la categoría de OTROS se incluyen los indicadores asociados al proceso de comunicaciones en los que se miden aspectos reputacionales: menciones positivas en medios de comunicación (se anexa reporte 2024)
Evidencia:
A-C y F. Los enlaces corresponden a los soportes de la gestión de los indicadores de nivel de disponibilidad de los servicios tecnológicos, a los informes de los PQRSD
E. Se aporta como evidencia pantallazos de la unidad de drive construida y en la cual la entidad maneja el reporte
G. Indicadores asociados al proceso de comunicaciones en los que se miden aspectos reputacionales: menciones positivas en medios de comunicación (se anexa reporte 2024)
Acorde con lo establecido en la política de administración del riesgo en el marco del esquema de líneas de defensa, se tienen identificadas las instancias responsables del seguimiento y monitoreo a la gestión del riesgo institucional así:
- La alta dirección o el comité institucional de coordinación de control interno como línea estratégica, encargados de monitorear y analizar eventos y riesgos críticos
- Los líderes de los planes, programas o proyectos, como primera línea de defensa, encargados de implementar los controles identificados para mitigar los riesgos a los mismos
- Oficina de planeación o quien haga sus veces como instancia de 2a línea de defensa, encargada de consolidar la gestión del riesgo y llevar ante la Línea Estratégica alertas sobre eventos y cambios en el entorno
- Oficial de seguridad de la información o quien haga sus veces, como instancia de 2a línea de defensa, encargado de evaluar en cumplimiento de los controles asociados a las Políticas de Seguridad de la Información
- Jefe administrativo o secretario general o quien haga sus veces, como instancia de 2a línea de defensa encargado de monitorear la gestión contractual y generar alertas sobre retrasos, incumplimientos u otras situaciones de riesgo detectadas
- Jefe de servicio al ciudadano o quien haga sus veces, como instancia de 2a línea de defensa, encargado de hacer monitoreo a las PQRD generando alertas sobre incumplimientos, quejas en la prestación del servicio, tutelas u otras situaciones de riesgo detectadas
- El jefe de talento humano o quien haga sus veces encargado, como instancia de 2a línea de defensa encargado de monitorear temas clave del ciclo del servidor (capacitación, bienestar, incentivos, convivencia laboral, código integridad), generando alertas sobre incumplimientos, situaciones críticas que afectan en clima laboral y posibles afectaciones al código de integridad
- El jefe de tecnología o quien haga sus veces, como instancia de 2a línea de defensa encargado de monitorear en Plan
- Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI, generando sobre retrasos, incumplimientos u otras situaciones de riesgo detectadas en materia de tecnología
- El jefe de jurídica, asesor, coordinador o quien haga sus veces, como instancia de 2a línea de defensa encargado de monitorear la gestión jurídica, generando alertas sobre retrasos, incumplimientos u otras situaciones de riesgo detectadas en esta materia
- Otras instancias de 2a línea identificadas de alta o media gerencia como secretarios de despacho, subdirectores, directores técnicos, coordinadores, gerentes de proyectos u otros que lideran temas misionales (programas y proyectos de alto impacto presupuestas y reputacional), encargados de monitorear aspectos estructurales de los temas bajo su gestión, generando alertas sobre retrasos, incumplimientos u otras situaciones de riesgo detectadas acorde con las materias a su cargo
- El jefe de control interno o quien hace sus veces, como como instancia de 3a línea de defensa, encargada de suministrar alertas sobre retrasos, incumplimientos u otras situaciones de riesgo detectadas, a partir de sus seguimientos y procesos de auditoría interna
Descriptor de la respuesta:
A – K. La Política de Administración de Riesgos del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación documentada en la Guía para la gestión del riesgo D102PR03G01, identifica las instancias responsables para el monitoreo y seguimiento de la gestión de riesgos institucional. En el marco de la primera sesión de la vigencia 2024 del Comité de Coordinación de Control Interno se realizó la definición y aprobación de la política. Desde la Oficina de Control Interno se realizó auditoria al Sistema de Gestión de Riesgos
Evidencia:
Guía para la gestión del riesgo D102PR03G01 numeral 6 Política de administración del riesgo e informe de auditoria de la Oficina de Control Interno a los riesgos del Ministerio
Teniendo en cuenta los controles establecidos para reducir o mitigar el riesgo (Etapa valoración del riesgo) en cuanto al diseño del control se contó con:
- Un responsable de la ejecución del control, que permite validar la efectividad del mismo
- La definición de una acción específica que se debe realizar como parte del control (verificar, validar, cotejar, comparar u otras acciones)
- Un complemento que corresponde a los detalles que permiten identificar claramente el objeto del control ( Cómo se hace, fuentes para el análisis, evidencia del control)
- Un análisis de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de impacto
- Un análisis de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de impacto, con el fin de estimar la zona de riesgo inherente, y poder determinar los controles aplicables, acorde con las causas definida y determinar la zona de riesgo residual
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A-E. El diseño de controles en cada uno de los procesos se detalla basado en los seis (6) componentes: 1. Responsable. Identifica el cargo del servidor que ejecuta el control, en caso de que sean controles automáticos se identificará el sistema que realiza la actividad., 2. Periodicidad. Debe tener una periodicidad (diario, mensual, trimestral, anual) etc. definida para su ejecución., 3. Propósito. Se determina mediante verbos que indican la acción (verificar, validar, conciliar, comparar, revisar, cotejar), que deben realizar como parte del control., 4. ¿Cómo se realiza el control? Corresponde a los detalles que permiten identificar claramente el objeto del control., 5. Observaciones y desviaciones. Debe indicar qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de ejecutar el control., 6. Evidencia de la ejecución del control.
Evidencia:
Se incluyen los mapas de riesgos (gestión, corrupción y seguridad de la información y fiscales) de la vigencia 2024, junto con la descripción de los controles a ejecutar asociado a cada RiesgosCon respecto a la aplicación y seguimiento a los controles por parte de los líderes de proceso, como primera línea de defensa:
- Se ejecutaron los controles tal como fueron diseñados
- Se aplicaron de manera efectiva de los controles, de acuerdo con las actividades llevadas a cabo, y con la disminución de riesgos materializados
- Se tuvieron en cuenta cambios en el proceso, a fin de proponer mejoras a los controles existentes
- Se analizaron cambios en el entorno (interno o externo), a fin de proponer mejoras a los controles existentes
- Se incluyó el seguimiento a los riesgos asociados a posibles actos de corrupción, fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A -F. Frente al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa al monitoreo de la primera línea de defensa, en cuanto a la aplicación de los controles asociados a los riesgos por proceso, se valida la ejecución de los controles, el soporte o evidencias de la ejecución, así como las mejoras a los mismos, incluidos los riesgos institucionales
Evidencia:
Se incluyen los seguimientos trimestrales de la vigencia 2024, frente al seguimiento realizado por parte de la segunda línea de defensa al monitoreo de la primera línea de defensa, y enlace con los informes publicados por la tercera línea de defensa.
Respecto al seguimiento y monitoreo a los controles que debe llevar a cabo la oficina de planeación o quien haga sus veces, como segunda línea de defensa:
- Adelantó seguimiento y análisis periódico a la información reportada por la primera línea en relación con la aplicación de los controles (diferente al seguimiento de la tercera línea)
- Se generaron recomendaciones a los líderes de procesos (primera línea de defensa) para la mejora en la identificación de los riesgos y la efectividad de los controles aplicados
- Se llevaron a cabo ejercicios de asesoría y acompañamiento a los líderes de proceso
- Se generaron alertas a la alta dirección sobre retrasos, incumplimientos, eventos materializados u otras situaciones críticas que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales
- Se planearon y desarrollaron acciones para mejorar la gestión del riesgo institucional y en especial el diseño de controles por parte de los líderes de proceso
- Solamente se aplicaron los seguimientos que adelantó el jefe de control interno o quien hace sus veces como 3a línea de defensa
Descriptor de la respuesta:
A – E. Frente al seguimiento realizado por la segunda línea de defensa al monitoreo de la primera línea de defensa, en cuanto a la aplicación de los controles asociados a los riesgos por proceso, se valida la ejecución de los controles, el soporte o evidencias de la ejecución, así como las mejoras a los mismos, finalmente, se reportó oportunamente a la tercera linea de defensa
Evidencia:
Se incluyen los seguimientos trimestrales de la vigencia 2024, frente al seguimiento realizado por parte de la segunda línea de defensa al monitoreo de la primera línea de defensa, y enlace con los informes publicados por la tercera línea de defensa.Para el desarrollo de las diferentes actividades del proceso contable, ¿la entidad contó con una estructura, mediante caracterización, que permitió establecer la forma como circula la información a través de la entidad y su efecto en el proceso contable?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
El Ministerio de Cienci, Tecnología e Innovación dentro de su modelo de operación cuenta con el proceso de Gestión Financiera, en el cual dentro de su caracterización se incluyen las actividades realaciondas con el proceso contable, con la identificación de fuentes, periodicidad y responsables de la información. La Ofician de Control Interno realizó auditoria al Sistema de Gestión Contable
En relación con los procedimientos contables, determine su estado al cierre de la vigencia evaluada:
https://www.contaduria.gov.co/procedimientos-contables1
- Estaban debidamente documentados y actualizados
- Estaban documentados, pero no debidamente actualizados
- Solamente documentados
- Ni documentados, ni actualizados
Descriptor de la respuesta:
El proceso contable tiene documentado 5 procedimientos y cuenta también con el manual contable, en el cual se establecen los lineamientos correspondientes
Evidencia:
En la carpeta se encuentran los procedimientos que se encuentran aprobados en el Sistema Integrado de Gestión – GINA
La estructura establecida para el proceso contable le ha permitido a la entidad:
https://www.contaduria.gov.co/procedimientos-contables1
- Contar con los niveles de autoridad y responsabilidad para su ejecución
- Ejecutar la política de depuración contable de manera permanente y asegurar la calidad de la información
- Ejecutar la política contable mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia de la entidad son debidamente informados al área contable
- Tener individualizados en la contabilidad los bienes, derechos y obligaciones
- Adelantar periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería, así como con las demás áreas y/o procesos
- Tener identificados los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones financieras, constituyéndose en proveedores de información del proceso contable
- Tener identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable
- Contar con los soportes documentales de los registros contables, debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La definición clara de los niveles de autoridad, tal y como cumple el Ministerio, permite una adecuada asignación de responsabilidades en el manejo de la información contable, asegurando que cada actor involucrado en el proceso tenga conocimiento de sus funciones y obligaciones. Esto, a su vez, contribuye a minimizar los riesgos de errores y fraudes.
Respecto a la gestión de la información, la entidad:
- Se implementan acciones para identificar la información interna que se requiere en los procesos de gestión
- Se implementan acciones para identificar la información requieren los grupos de valor
- Identificó los flujos de la información (vertical, horizontal, hacia afuera de la entidad, entre otros)
- Identifico y mantuvo condiciones adecuadas de almacenamiento de acuerdo con el Sistema Integrado de Conservación -SIC
- Identificó y mantuvo condiciones para garantizar la seguridad de la información
- Identificó, clasificó y divulgó las condiciones de uso de la información
- Promovió el uso de tecnologías para el manejo de la información (de acuerdo con las capacidades propias de la entidad)
- Otro. ¿Cuál?:
- No contó con mecanismos para la gestión de la información
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Información cuenta con el procedimiento de comunicación interna y externa que tiene como objetivo: Diseñar e implementar el Plan Estratégico de Comunicación Interna con estrategias y tácticas que buscan fortalecer la cultura organizacional y divulgar al interior de la Entidad, la gestión institucional a través de los canales de comunicación identificados y apropiados, promoviendo la transparencia en la gestión y la integridad de los servidores públicos y colaboradores. Del mismo modo, para las necesidades de información interna, el Ministerio en cabeza de la OTSI, trabajó en iniciativas relacionadas con el proyecto INFINITY (Modernización Tecnológica y Transformación Digital de Sistemas Misionales), mediante el cual configuró un análisis de los sistemas legados (SIGP, ScienTI, MGI, GINA, AZ-Digital) y sus flujos de información. Este proceso permitió identificar brechas y oportunidades de mejora, que permitían optimizar los procesos críticos estratégicos como los son la evaluación, contratación y seguimiento, con reducciones de tiempo de hasta un 83% en algunos algunos de ellos. Proyectos piloto como EVA y SUMA han materializado estas mejoras, implementando algoritmos específicos para la asignación de pares evaluadores y sistemas unificados de monitoreo de contratos y convenios, respectivamente.
B. Se identificaron las necesidades de información externa a través de respuesta a requerimientos de grupos de valor y de interés a los requerimientos de la Plataforma ScienTI (CvLAC, GrupLAC, InstituLAC).
C. Tanto en el nivel Estratégico, Táctico y Operacional, se toman decisiones basadas en datos, producto del cumplimiento de los planes estratégicos, las operaciones estadísticas y los datos misionales sobre la ciencia en cifras. Esta toma de decisiones se ven reflejados en los seguimientos de los diferentes planes y la información que se analiza en las operaciones estadísticas y que reposa en los diferentes sistemas de información de la entidad.
D. El Ministerio identificó los flujos de la información hacia afuera de la entidad desde los aplicativos de la entidad, los cuales se realizan a través de formularios en línea, la recepción de correos electrónicos de grupos de valor y de interés. Adicionalmente, para flujos internos se tiene implementado el sistema de notificaciones automáticas a los colaboradores para la emisión de respuestas oportunas a los diferentes solicitudes de información.
E. Se documentó una guía de copias de respaldo, con el objetivo de “Describir las actividades que se ejecutan en el Ministerio, bajo las cuales se realizan las copias de respaldo de la información misional y de apoyo, institucional de los usuarios, y de los servidores físicos y virtuales del Ministerio; para proteger la información en el evento de tener que recuperarse ante un eventual desastre, pérdida o daño, lo que permite mantener en condiciones adecuadas la gestión de la información.
F. Con el fin de garantizar la seguridad de la información, el ministerio adelantó una serie de actividades entre las cuales tenemos: 1. Copias de Respaldo: Se cuenta con una de backup híbrida, las cuales aplican a las buenas prácticas de seguridad de la información de tener ambientes separados, la aplicación se encuentra alojada en el servidor on premise y el único servicio que presta este servidor es el de copias y respaldos de información y para Cloud. 2. Pruebas de recuperación de algunos sistemas críticos y misionales: Se realizaron pruebas para probar la efectividad del plan de continuidad simulando las condiciones propias de una emergencia a copias de respaldo. 3. Se contó con firewall licenciado y con soporte: Se realizó la renovación del licenciamiento, soporte, garantía y mantenimiento sobre la solución de seguridad perimetral, soluciones Integrales de Seguridad de Servidores, Redes y Usuario Final – Trendmicro (antivirus) de los servidores físicos, virtuales y computadores del Ministerio 4. Análisis de vulnerabilidades de seguridad a los activos de información: Estos análisis se orientaron a la infraestructura On Premise, Nube Pública/Privada, Portal Web, Sede electrónica y Servicios expuestos en Internet. 5. Contó con un plan de continuidad del negocio con los procedimientos y acciones necesarias que aumenten la capacidad de una efectiva respuesta, recuperación y restablecimiento de los servicios críticos del Ministerio de Ciencias, Tecnología e Innovación, ante un evento de crisis o de disrupción del negocio, evitando pérdidas considerables de tipo financiero, legales, reputacionales y eficiencia operativa por no disponibilidad.
G. Con el propósito de identificar , clasificar y divulgar las condiciones de uso de información, se cuenta con el Manual de Políticas de Seguridad de la información D103M01, el cual es fundamental para garantizar que la comunidad de Minciencias comprenda las mejores prácticas y los procedimientos necesarios para proteger los activos tecnológicos del Ministerio y utilizarlos de manera responsable. Por tal razón, se realiza la divulgación de las políticas – Acceso a sistemas y datos.- Contraseñas seguras y políticas de cambio de contraseñas.- Uso de dispositivos móviles – Uso aceptable de internet y redes sociales.- Políticas de correo electrónico y comunicaciones electrónicas. – Protección de datos y privacidad. – Prevención de malware y software malicioso.- Procedimientos de copia de seguridad y recuperación de datos. – Políticas de cumplimiento legal y regulaciones específicas Adicionalmente, se generaron acuerdos de confidencialidad de seguridad de la información con los proveedores, donde se establecen sobre el cumplimiento a las políticas de seguridad de la información en los contratos celebrados.
Para promover el uso de tecnologías para el manejo de la información desde mesa de servicios realizó inducción a los usuarios nuevos en el uso de recursos tecnológicos.
H. MinCiencias desarrolló herramientas piloto como el Autodiagnóstico de Innovación, una plataforma estructurada que captura información de organizaciones bajo cinco ejes (estrategia, procesos, organización, articulación y aprendizaje). Esta herramienta no solo recopila datos estratégicos sobre las capacidades de innovación de los actores externos, sino que también ofrece visualizaciones analíticas como radares de innovación, matrices de clasificación y hojas de ruta personalizadas. La información obtenida se segmenta según áreas de conocimiento, tamaño de organizaciones e inversión en I+D+i, generando una base de datos valiosa para la toma de decisiones y el diseño de políticas sectoriales.
Evidencia:
A. En el enlace se encuentra los soportes frente a las acciones implementadas por parte de la entidad para la identificación de información requerida para los procesos de gestión como INFINITY y otros
B. En el enlace se encuentra los informes de sobre la satisfacción de las partes interesadas y gestión de las PQRSD dentro de los cuales se identifica la información que requieren los grupos de valor.
D. Se incluye el informe de auditoría realizado por la Oficina de Control Interno con el que se verificaron los aspectos de producción, recepción, gestión, trámite y conservación de las comunicaciones
Para la gestión de la información interna, la entidad:
- Contó con una estrategia, plan o esquema documentado que incluya cronogramas, responsables y canales o mecanismos de comunicación
- Contó con mecanismos de seguimiento para asegurar que lo definido en la estrategia, plan o esquema se esté implementando en la práctica
- Verificó que el flujo de información se dé en las dos vías: desde el equipo directivo hacia los trabajadores de la entidad, como de los trabajadores hacia el equipo directivo
- Otro. ¿Cuál?:
- No se contó con mecanismos de verificación del proceso de gestión de la información
Descriptor de la respuesta:
A-C. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación define e implementa diferentes estrategías e instrumentos para garantizar una buena gestión de la información, mediande el cumplimiento de los diferentes lineamientos que se encuentran en los procedimientos, manuales que permiten ofrecer un acceso oportuno y confiable a la información y fomentar una cultura de transparencia
D. Minciencias cumple con lo señalado en la pregunta CIN228 sobre la gestión de la información interna. En la categoría OTRO se contempla el boletín TE LO CUENTO implementado en 2024 para la divulgación interna de temas de interés.
Evidencia:
D. Otros. Se incluyen los correos con las comunicaciones internas TE LO CUENTO realizadas en la vigencia 2024
En la gestión de la información externa, se identificó que los grupos de valor o de interés y ciudadanía en general:
- Se encuentran satisfechos con la información que está disponible en el sitio web de la entidad
- Encuentran en las redes sociales de la entidad información útil que atiende sus necesidades e intereses
- Se encuentran satisfechos con la información que reciben en la instancia de relacionamiento con el ciudadano (grupo interno, oficina, persona que desarrolla esta función u otro)
- Pueden acceder a información publicada en medios no digitales (carteleras o tableros ubicados en sitios abiertos al público)
- Están satisfechos con los canales de comunicación a través de los cuales se les brinda la información
- No se verificó la confianza de los ciudadanos en los canales de comunicación de la entidad
Descriptor de la respuesta:
A-C. La identificación de los grupos de valor y grupos de interes de la entidad se encuentra documentada en la cartilla y caracterización de los grupos de valor. Igualmente, mediante la aplicación de otras encuestas, como es el caso de ciencia en cifras, satisfacción en la prestación de trámites y servicios, con la medición de los diferentes tipos de consulta y uso de los diferentes canales de comunicación el Ministerio cuenta con información al respecto
D. En los eventos más importantes en los que participó el Ministerio de Ciencia Tecnología e Innovación como la conferencia CEPAL y CvLac el publico pudo acceder a información impresa con la oferta institucional del Ministerio. Adicionalmente el Ministerio cuenta con tablero de notificaciones en la recepción en el cual se pubblica información relevante para el conocimiento al público
Evidencia:
A-C. Se incluyen evidencias relacionadas con las encuestas de satisfacción de los servicios que se encuentran en la página web, informe relacionado con la ciencia en cifras
Para evaluar la efectividad de sus canales de comunicación la entidad utilizó:
- Encuestas de percepción o de evaluación del servicio
- Medición a través de datos y analítica para establecer tendencias, focalización de temas o situaciones más recurrentes
- Análisis de información proveniente de las PQRD
- Otro. ¿Cuál?:
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través del área de Atención al ciudadano realiza semestralmente informes sobre las encuestas de percepción para medir el nivel de satisfacción de los ciudadanos que accedieron a sus trámites y servicios.
B. El Ministerio a través del indicador de Impresiones alcanzadas por los contenidos de Minciencias en redes sociales, con el cual se mide la gestión que se ha realizado en redes sociales X, FACEBOOK, INSTAGRAM, LINKEDIN, THREADS, TIKTOK, y YOUTUBE de acuerdo con la meta programada, con el fin de incrementar la interacción entre los ciudadanos y la entidad
C. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación a través del área de Atención al ciudadano realiza informes trimestrales sobre la gestión de las PQRSD recibidas y atendidas en el Ministerio
D. Se incluye la encuesta sobre la satisfacción de ciencia en cifras, con la cual se identificaron los medios y fuentes a través de los cuales accedieron el portal, la frecuencia de visita y acceso a cada uno de los tableros disponibles, incluyendo tanto los de la información histórica de resultados del Ministerio como aquellos que difunden información sobre las operaciones estadísticas bajo la responsabilidad de la entidad
Frente a la recepción de denuncias a través de los diferentes canales, la entidad:
- Garantizó la anonimidad del peticionario o denunciante
- Analizó de forma objetiva la denuncia y la documentó, para prevenir su omisión
- Adelantó el trámite ante los entes de control y/o autoridades respectivas en caso de que la denuncia lo requiera
- Otro. ¿Cuál?
- Ninguna de las anteriores
- La entidad no recibió ninguna denuncia durante la vigencia evaluada
Descriptor de la respuesta:
A-C. La entidad cuenta dentro de su modelo de operación con un proceso de Direccionamiento y Control Administrativo dentro del cual se ponen a disposiciones canales de denuncia y se realiza el trámite correspondiente
D. Se contemplan los correos electrónicos para la divulgación de los canales a traves de los cuales se puede reportar conflictos de interés
Las falencias encontradas en relación con la gestión de la comunicación en la entidad están vinculadas a:
- El funcionamiento y la eficacia de los canales de comunicación
- La escasa o inexistente información de los grupos de valor o grupos de interés
- El no cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
- La ejecución y eficacia de los mecanismos de participación ciudadana y rendición de cuentas
- La valoración de percepciones por parte de los usuarios o grupos de valor que no contribuye con información relevante para la toma de decisiones
- Otro. ¿Cuál?:
Descriptor de la respuesta:
En cuanto a las falencias encontradas en relación con la gestión de la comunicación, se ha identificado que la claridad es el principal desafío por la tecnicidad de los temas asociados a la oferta institucional.
Evidencia:
Se incluye como evidencia los informes de satisfacción dentro de los cuales se puede observar el análisis realizado.
Con respecto al balance general y al estado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad:
- Se publicaron mensualmente en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía o grupos de valor
- Se utilizaron indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera económica, social y ambiental de la entidad
- Se utilizaron para apoyar la toma de decisiones
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La Oficina de Control Interno realizó el informe al Sistema de Control Interno Contable, el cual midió la efectividad de la gestión financiera del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación en el marco de la Resolución 193 del 2016 proferida por la Contaduría General de la Nación.
En el proceso de identificación de deficiencias, demoras, posibles incumplimientos u otras situaciones críticas para la operación, la entidad evaluó:
- Resultados de la evaluación independiente desarrollada por el jefe de control interno o quien hace sus veces
- Resultados de las evaluaciones aplicadas por los organismos de control y/o vigilancia
- Resultados de otras evaluaciones externas (Medición del Desempeño Institucional de Función Pública) u otras aplicadas con
entes externos - Observaciones y solicitudes del comité institucional de gestión y desempeño
- Recomendaciones y alertas provenientes del comité institucional de coordinación de control interno
- Cambios en el entorno
- Cambios en la normatividad aplicable
- Resultados de la gestión y ejecución presupuestal, durante y al finalizar la vigencia
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e innovación, a partir del ejercicio de medición del IDI, identificó las acciones a implementar para realizar el cierre de brechas en la mejora de las políticas de MIPG
B. En la vigencia 2024 se realizó auditoría financiera por parte de la Contraloría General de la Nación.
C. De acuerdo con los resultados del Índice de Desempeño Institucional se realizó el análisis de los resultados identificando las brechas y oportunidades de mejora
D. Durante la vigencia 2024 se realizaron sesiones del Comité de Gestión y Desempeño Sectoriale e Institucional, dentro de las cuales se presentó el seguimiento a las iniciativas de cierre de brechas y mejora continua y aprendizaje organizacional, así como los planes institucionales.
E. En el marco del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en las sesiones 1, 3 y 5 de la vigencia 2024 se realizó seguimiento al Plan Anual de Auditorías, Seguimiento y Evaluaciones, en los cuales se comunicaron los hallazgos, oportunidades de mejora y recomendaciones efectuadas y su estado.
F. Se diseño la herramienta de diagnóstico integral y se aplicó en cada uno de los procesos, con la cual se logró realizar un análisis de capacidades y de aspectos que impactan el contexto de la entidad
G. Desde la Oficina Asesora Jurídica se realizó revisión e identificación de cambios en la normatividad aplicable a los procesos de acuerdo con los lineamientos establecidos en el procedimiento de depuración normativa.
H. El Ministerio de Ciencia, Tecnología e innovación realizó seguimiento a la ejecución presupuestal de manera trimestral, los informes se publicaron en la página web en el marco del seguimiento al Plan de Inversión y Gasto Público
Evidencia:
A. Informe realizado por la Oficina de Control Interno
B. Informe realizado por la Oficina de Control Interno
C. Se comparte el informe de la RUTA FURAG 2023-2024
D. Se comparten las actas de las sesiones de Comité de Gestión de Desempeño Sectorial e Institucional
E. Se comparten las actas de las sesiones de Comité de Coordinación de Control Interno
Para dar tratamiento a las deficiencias, retrasos, posibles incumplimientos u otras situaciones críticas para la operación, la entidad:
- Estableció planes de mejoramiento que atendieran los hallazgos de las auditorías internas que desarrolla el jefe de control interno o quien hace sus veces
- Estableció planes de mejoramiento que atendieran los hallazgos de las auditorías internas que desarrollan los organismos de control y/o vigilancia
- Articuló las recomendaciones de mejora provenientes de otras evaluaciones de fuentes externas a planes de mejoramiento ya existentes
- No se contó con planes de mejoramiento ni otros análisis para la mejora institucional
Descriptor de la respuesta:
A-B. Informe de seguimiento a los planes de mejoramiento 2do cuatrimestre 2024 Informe Seguimiento Planes de Mejoramiento 1er Cuatrimestre 2024 Informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento 3er Cuatrimestre 2024
Para la estructuración y posterior seguimiento a los planes de mejoramiento, la entidad:
- Dispuso de una metodología para la identificación de causas
- Dispuso de una metodología, procedimiento o herramienta para hacer seguimiento al plan de mejoramiento
- Definió criterios para establecer la efectividad de las acciones en los planes de mejoramiento, facilitando el cierre de forma posterior
- Se coordinaron acciones de acompañamiento (entre las áreas de planeación y control interno) a los líderes de proceso para mejorar la estructuración de los planes de mejoramiento
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
A-C. El Ministerio cuenta con el procedimiento de Acciones de Mejora D102PR02, en el cual se establecen las metodologías para realizar el análisis de causas. Igualmente se cuenta con la plataforma GINA, en la cual se encuentra el módulo de mejora donde se registran los planes de mejora que se identifiquen. Por último, este procedimiento cuenta con la Guía y para la Identificación y Definición de los Planes de Mejoramiento.
D. Informe de seguimiento a los planes de mejoramiento 2do cuatrimestre 2024
Informe Seguimiento Planes de Mejoramiento 1er Cuatrimestre 2024
Informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento 3er Cuatrimestre 2024
Evidencia:
A-C. Acciones de construcción y seguimiento de los planes de mejoramiento
D. Informe de Seguimiento a los Planes de Mejoramiento 2do Cuatrimestre 2024; Informe Seguimiento Planes de Mejoramiento 1er Cuatrimestre 2024; y, Informe de Seguimiento a Planes de Mejoramiento 3er Cuatrimestre 2024Los planes de mejoramiento implementados por la entidad han sido efectivos para:
- Contribuir al logro de los objetivos y metas institucionales
- Mejorar la gestión por procesos
- Mejorar la gestión del riesgo (controles)
- Dar respuesta oportuna y efectiva a las necesidades de los grupos de valor (ciudadanía)
- Promover una gestión transparente que mitigue los riesgos de fraude, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo
- Ninguna de las anteriores
Descriptor de la respuesta:
La implementación y seguimiento a los planes de mejoramiento contribuyó al logro de las metas institucionales, la mejora de la gestión de los riesgos de fraude, corrupción, lavado de activos y financiación del terrorismo, lo que evitó la materialización de los mismos durante la vigencia, y permitió dar una respuesta oportuna a las necesidades de los grupos de valor
El comité institucional de coordinación de control interno de la entidad:
- Operó conforme a sus funciones y responsabilidades
- Hizo seguimiento a las decisiones y acciones de intervención definidos en sus sesiones
- No está conformado o no opera conforme al marco normativo
Descriptor de la respuesta:
Durante la Vigencia 2024 se realizaron 5 sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno, operando conforme sus funciones y responsabilidades, y realizando seguimiento a las acciones presentadas en el marco del comité
La alta dirección y/o el comité institucional de coordinación de control interno, de manera articulada o cada uno en cumplimiento de sus competencias:
- Definió lineamientos para el funcionamiento del sistema de control interno
- Revisó, validó o supervisó que los lineamientos emitidos para el funcionamiento del sistema de control interno se estén implementando
- No ha definido o no hace seguimiento a lineamientos para en funcionamiento del sistema de control interno
Descriptor de la respuesta:
Durante la Vigencia 2024 se realizaron 5 sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno, operando conforme sus funciones y responsabilidades, y realizando seguimiento a las acciones presentadas en el marco del comité
La alta dirección y/o el comité institucional de coordinación de control interno, de manera articulada o cada uno en cumplimiento de sus competencias, han adelantado evaluaciones y definido lineamientos que permiten garantizar el funcionamiento del sistema de control interno en las siguientes materias:
- Planeación estratégica
- Seguimiento y evaluación a la gestión institucional
- Talento humano
- Gestión del riesgo (o política institucional de riesgos)
- Prevención y tratamiento del fraude y la corrupción
- Generación de productos y prestación de servicios de la entidad
- Comunicaciones (internas y externas)
- Programación, ejecución y seguimiento presupuestal
- Auditoría Interna
- Metodología para la implementación del esquema de las líneas de defensa
- Canales de denuncia para recibir información, interna o externa, sobre situaciones irregulares o posibles hechos que impliquen riesgos de corrupción en la entidad
- Otros. ¿Cuáles?:
Descriptor de la respuesta:
A-K. La OCI realizó evaluación y seguimiento de cada uno de las puntos mencionados; realizando seguimiento a la estrategia de fortalecimiento organizacional y transparencia, así como al proceso de actualización de riesgos desarrollado en la vigencia 2024 frente a los distintos roles de las líneas de defensa
L. En la categoria de otros se incluyen los lineamientos para la ruta FURAG
Evidencia:
A-K. Se encuentran los informes de seguimiento y evaluación realizados en la vigencia
¿Los líderes de los planes, programas y procesos, reportaron información de manera periódica y oportuna para facilitar la toma de decisiones a la alta dirección?
- Sí, y cuenta con las evidencias:
- Parcialmente, y cuenta con las evidencias:
- No
Descriptor de la respuesta:
En el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación realiza reporte oportuno de la información que se solicita por la OCI como tercera línea de defensa, lo cual permite revisar y retroalimentar oportunamente
Evidencia:
Acceso a los informes de la Oficina de Control Interno
La alta dirección analizó la información asociada con la generación de reportes en las siguientes materias:
- Cumplimiento de metas de los planes de la entidad
- Reportes sobre la gestión del riesgo
- Satisfacción de las necesidades de sus grupos de valor
- Ejecución contractual
- Ejecución presupuestal
- Otro. ¿Cuál?:
- No analiza información de los reportes que le son suministrados en temas claves de la gestión institucional
Descriptor de la respuesta:
A-E. La Alta Dirección del Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación realizó evaluación y seguimiento de cada uno de las puntos mencionados; adicionalmente, en el marco de la revisión por la Dirección como requisito de calidad, se presentaron cada uno de los items por los que indaga la pregunta.
F. En la categoria de otros se incluyen el análisis de los resultados del IDI
Evidencia:
A-E. Acceso a los informes de la Oficina de Control Interno
F. Se cargan las actas del Comité de Gestión y Desempeño Sectorial e Institucional en las cuales se presentaron los resultados del IDI
La alta dirección, el comité institucional de coordinación de control interno o la instancia creada para tal fin en la entidad, de manera articulada o cada uno en cumplimiento de sus competencias:
- Analizó los informes presentados por parte del jefe de control interno o quien hace sus veces
- Evaluó el impacto de los informes presentados por parte del jefe de control interno o quien hace sus veces en relación con la mejora institucional
- Estableció acciones de mejora para subsanar las deficiencias identificadas en los informes presentados por parte del jefe de control Interno o quien hace sus veces
- No analizaron los informes presentados por parte del jefe de control interno o quien hace sus veces
Descriptor de la respuesta:
A. Durante la Vigencia 2024 se realizaron 5 sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno, operando conforme sus funciones y responsabilidades, y realizando seguimiento a las acciones presentadas en el marco del comité
Evidencia:
A. En la enlace se encuentran las Actas de las sesiones del Comité de Coordinación de Control Interno¿Se han materializado riesgos que no habían sido identificados en el mapa de riesgos, o en la herramienta destinada para tal fin?
- Sí. Indique cuántos:
- No
Descriptor de la respuesta:
N/A
Evidencia:
N/A